Die neue Software, die der Belegschaft helfen sollte, digitaler und moderner zu arbeiten, ist implementiert. Auch ein Training wurde mit allen Mitarbeitenden absolviert. Doch die alten Arbeitsweisen verharren. Die erhoffte Veränderung bleibt aus.
Wie eine Software funktioniert und welche Funktionen wo aufrufbar sind, lässt sich oft in kurzer Zeit erklären.
Modern Work ist aber kein Tool, sondern ein Mindset. Es reicht nicht zu verstehen, wie neue Plattformen funktionieren. Neben der Theorie und dem Warm-up müssen die Mitarbeitenden die Hintergründe und Ziele der Veränderung verstehen. Daneben sind Übung, Ausdauer und Routine nötig. Modern Work ist wie ein Muskel, der trainiert werden will.
Unsere 6 Erfolgskriterien für die Modern-Work-Transformation
Der Weg zum Modern Workplace hat zwei Dimensionen: die Implementierung einer Software (technische Ebene) und die Einführung der modernen Zusammenarbeit (soziale Ebene). Die Software ist das Mittel zum Zweck. Sie soll uns unterstützen, unsere tägliche Arbeit effizient und sinnvoll zu gestalten.
Bei MondayCoffee besteht die Modern-Work-Transformation aus sechs Schritten, die aufeinander aufbauen:
- Interdisziplinäres Projektteam zusammenstellen
- Soll-Ist-Analyse durchführen, um den Veränderungsbedarf zu ermitteln
- Change-Story frühzeitig und regelmässig kommunizieren
- Neue Arbeitsweisen & Kommunikation gestalten und mit Pilotgruppen testen
- Verantwortung übertragen durch gezielte Rollenverteilung
- Trainingsphasen starten – mit Praxisübungen, Coaching und Vertiefung
Als Erstes lohnt es sich die Situation zu analysieren:
Wir können also nicht ohne – aber wie machen wir mehr aus der Zeit, die wir in Besprechungen investieren?
Die Antwort: mit toolgestütztem Meeting Management, das direkt in den Arbeitsablauf integriert ist.
Eine saubere Planung, effiziente Durchführung und klare Dokumentation der Ergebnisse sind das Eine – aber nichts Neues. Neu ist die intuitive Unterstützung der Meetings durch eine App, die direkt mit dem Microsoft-Teams-Arbeitsbereich verbunden ist.
So bleiben alle Besprechungsdaten für ein Kundenprojekt direkt in demselben Kontext wie alle anderen Projektinhalte. Direkt in Microsoft Teams.
Kein Change ohne Story
Daraus entsteht auch die Change-Kommunikation. Wir entwickeln mit Kundinnen und Kunden eine Change-Story und einen Change-Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass die Veränderung konsistent und gezielt auf ausgewählten Kanälen kommuniziert wird.
Warum ist das wichtig? Als Unternehmen wollen Sie effizienter arbeiten – Ihre Mitarbeitenden wollen aber in erster Linie wissen, was die Umstellung für sie bedeutet. Eine emotionale Verbindung erleichtert das Umdenken, das Annehmen der neuen Prozesse. Wenn Bedürfnisse der verschiedenen Anspruchsgruppen nicht in der Kommunikation und den weiteren Massnahmen berücksichtigt werden, dann kann das zu Blockaden und Widerständen führen. Daran sind bereits viele Transformationsprojekte gescheitert.
Routine aufbauen durch
gezielte Kommunikation
Ist die Modern-Work-Software implementiert und sind die Verantwortlichkeiten verteilt, beginnt das Training – kein Klick-Training, sondern die eigentliche Modern-Work-Fitness. Im regelmässigen Turnus wird mit gezielten Trainingsimpulsen der Modern-Work-Muskel aufgewärmt und das Muskelgedächtnis gestärkt. Und zwar immer wieder auf eine neue Art und Weise.
Zu den Massnahmen gehören zum Beispiel:
- allgemeine Information über das Transformationsprojekt und Erfolge
- Grundlagen zu den Tools
- regelmässige Q&A-Runden
- Videos zu den wichtigsten Use Cases
- Einführung in die Key-User-Community und den Supportprozess
- Best-Practices
Wann ist die Modern-Work-Fitness erfolgreich?
- Expectation Management: Das Management muss verstehen, dass durch die neue Arbeitsweise zwar vieles besser wird, sich aber nicht alle Herausforderungen in der Führung gleich in Luft auflösen. Mitarbeitende sollten verstehen, dass sie ihre individuelle Arbeitsweise im Sinne des Firmenerfolgs bis zu einem gewissen Grad anpassen müssen.
- Vorbildfunktion: Verantwortlichkeiten für Modern Work müssen im Unternehmen strategisch verankert – und am besten auf mehreren Schultern verteilt werden. Führungskräfte und weitere Schlüsselpersonen müssen sich ihrer Vorbildsfunktion im Klaren sein.
- Einsatz und Verbindlichkeit: Engagement, Commitment und Verbindlichkeit sollen auf allen Ebenen gefördert und gefordert werden.
- Zeit: Mitarbeitenden brauchen Zeit, um in Modern Work fit zu werden. Sie müssen sich bewusst Zeit dafür nehmen und die neuen Verhaltensweisen in Ruhe trainieren können.
- Abwechslung: Immer wieder dasselbe zu trainieren, wird auf Dauer langweilig und ineffizient. Damit das Transformationsprogramm erfolgreich wird, muss es abwechslungsreich sein und viele praktische Übungen enthalten. Innovative E-Learning-Tools wie Micromate verleihen eher trockenen Themen durch Micro-Learning und Gamification einen spielerischen Charakter.
- Nähe: Ein Trainer sollte immer in der Nähe sein. Bei Problemen wollen Mitarbeitende nicht erst ein IT-Ticket erstellen und lange auf eine Antwort warten müssen. Wir bei MondayCoffee stellen sicher, dass eine Key-User-Community aufgebaut und gepflegt wird, die Mitarbeitende rasch durch den Prozess begleitet.
- Selbstverantwortung: Lern-Portale runden das Trainingserlebnis ab. Sie stehen den Anwenderinnen und Anwendern jederzeit für flexibles Self-Learning zur Verfügung.
Modern Work: Ein Mindset für die Zukunft
Wie Muskeln nicht von heute auf morgen wachsen, lässt sich auch Modern Work nicht durch eine einmalige Klick-Schulung im neuen Modern Workplace erlernen. Eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit entsteht durch das Aufbrechen alter Gewohnheiten und das Einführen neuer Verhaltensweisen. Sie kann nur funktionieren, wenn alle mitmachen. Wenn die neuen Prozesse begeistern und die Vorteile erkannt werden.
