Wissen, das verbindet
Wissen ist eine der wertvollsten, aber auch flüchtigsten Ressourcen in der heutigen Arbeitswelt. Die Herausforderung besteht darin, das Wissen effizient zu organisieren und den Mitarbeitenden leicht zugänglich zu machen – Wissensmanagement betreiben. Egal, wo und von welchem Gerät aus sie arbeiten. CoffeeNet 365, die Modern-Work-Solution von MondayCoffee, bietet mit dem Wissenscenter genau diese Möglichkeit. Coole Apps inklusive.
Ein Wissenscenter von allen für alle
Mit CoffeeNet 365 können Unternehmen ihr eigenes digitales Knowledge Center aufbauen und individuell gestalten. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, von überall aus Wissensseiten oder Beiträge zu publizieren und mit verschiedenen Personenkreisen zu teilen.
Wie ist ein Knowledge Center aufgebaut?
Der Aufbau einer Wissensplattform ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Wichtig ist vor allem die Startseite des Wissenscenters, die eine Übersicht über alle Wissensinhalte bietet. Und ein klares Konzept zu Wissensmanagement. Viele unserer Kunden platzieren häufig aufgerufene Wissensseiten an oberster Stelle. Die Auswahl erfolgt automatisiert anhand der Klickzahlen. Damit sind die beliebtesten Themen inklusive Kontaktpersonen schnell zur Hand. Darunter könnte ein Onboarding-Abschnitt platziert werden, der Mitarbeitende auf eine Unterseite mit tiefergehenden Inhalten wie unserer Quiz-App oder jobspezifischen Onboarding-Bereichen führt.
Einige Kunden integrieren in der Übersicht auch einen „Über uns“-Bereich oder einen Abschnitt für das Projektmarketing rund um CoffeeNet 365. Auf den Unterseiten können Zugriffsberechtigte dann zum Beispiel Kontaktpersonen im Projekt oder Anleitungen zur Nutzung von Microsoft Teams und anderen Apps aufrufen. All das erarbeiten wir in einem Workshop mit unseren Kunden.
Dokumentenlenkung für kritische Files
Wer welche Beiträge und Wissensseiten sehen und erstellen darf, wird über Berechtigungen und gelenkte Dokumente geregelt. Der Dokumentenlenkungs-Workflow schafft Ordnung und Sicherheit: Er stellt sicher, dass wichtige Dokumente wie Prozessbeschreibungen innerhalb der Wissensseiten systematisch erstellt, bearbeitet, geprüft und verteilt werden.
Granulare Suche und Filter
Einzelne Wissensbeiträge und Themenfelder lassen sich nach Kategorien vorgefiltert anzeigen, um die Suche zu beschleunigen. Über die Such- und Filterfunktion können Mitarbeitende aber auch das gesamte Wissenscenter durchsuchen und relevante Informationen binnen Sekunden finden. Dabei helfen vor allem Tags: Sie ermöglichen, Beiträge nach spezifischen Themen, Zielgruppen, Erstelldatum oder letzter Bearbeitung zu durchsuchen.
Coole Apps, die wirklich entlasten und Spass machen
Praktische Apps bringen frischen Wind in das Wissensmanagement und in die Zusammenarbeit. Die Apps sind Teil von CoffeeNet 365 und optional in das Knowledge Center integrierbar.
Quiz-App: Spielerisches Onboarding mit Lernkontrolle
Die Quiz-App vereinfacht das Onboarding neuer Mitarbeitenden. Durch interaktive Quizfragen wird wichtiges Wissen spielerisch vermittelt und gleichzeitig eine Lernkontrolle durchgeführt. Die Nutzung erfolgt anonym, Antworten werden nicht gespeichert. Neue Teammitglieder können so schneller und effektiver integriert werden.
Structure-App: Handbücher in Sekundenschnelle
Mit der Structure-App lassen sich Handbücher einfach und schnell zusammenstellen. Mithilfe eines Editors kann jeder Mitarbeitende selbst hierarchische Strukturen mit Links zu SharePoint-Seiten und externen Inhalten erstellen. Kapitel lassen sich einfach per Drag & Drop umstrukturieren.
Chat-2-Knowledge-App: Wissen aus dem Chat teilen
Die Funktion Chat-2-Knowledge ist vor allem im IT-Helpdesk beliebt: Mitarbeitende können damit Wissensseiten schnell und unkompliziert direkt aus Microsoft Teams heraus erstellen und versenden, ohne die gleichen Informationen immer wieder wiederholen zu müssen. Bei Aktivierung öffnet sich im Teams-Chat ein Fenster mit Drop-down-Menü, in dem Mitarbeitende direkt den Seitentitel und das passende Wissenszentrum für die neue Seite auswählen können. Und schon ist aus einem Chat, eine Wissensseite entstanden.
Der Wissensbeitrag existiert bereits? Chat-2-Knowledge unterstützt auch die Suche im Wissenscenter direkt aus Teams heraus und Wissenseiten können so direkt im Teams Chat versenden werden.
FAQ-App: Typische Fragen und Antworten schnell abrufen
Mit der FAQ-App lassen sich häufig gestellte Fragen zu einem bestimmten Thema zusammen mit den entsprechenden Antworten grafisch ansprechend darstellen. Fragen können thematisch gruppiert und mithilfe von Labels fein kategorisiert und gefiltert werden. Über ein Suchfeld sind einzelne Fragen und Antworten schnell gefunden.
