Der Schweizerische Unihockey Verband swiss unihockey wurde 1985 in Sarnen gegründet und ist seit 1989 Mitglied der Swiss Olympic Association (SOA). Mit 397 Vereinen, 2‘196 Mannschaften, 33‘321 Lizensierten und 1‘427 Kampfrichter:innen (Stand 2021) ist swiss unihockey heute der zweit grösste Mannschaftssportverband in der Schweiz.
Ausgangslage
Der Schweizerische Unihockey Verband swiss unihockey wurde 1985 in Sarnen gegründet und ist seit 1989 Mitglied der Swiss Olympic Association (SOA). Mit 397 Vereinen, 2‘196 Mannschaften, 33‘321 Lizensierten und 1‘427 Kampfrichter:innen (Stand 2021) ist swiss unihockey heute der zweitgrösste Mannschaftssportverband in der Schweiz. Die Sportart Unihockey erreicht ein sehr grosses Publikum in der Schweiz und verbindet Jung und Alt. Im Breitensport, insbesondere an Schulen, ist das Schweizer Unihockey genauso fest verankert wie im Leistungssport auf internationalem Spitzenniveau.
Herausforderung
Veraltete Systeme bremsten den Verband aus
Remote Work, Pandemie und die zunehmend digitalisierte Umgebung stellten neue Anforderungen an swiss unihockey. Die bestehenden IT-Strukturen waren zwar eingespielt, aber veraltet und nicht einheitlich. Verschiedene Einzellösungen verursachten hohe Reibungsverluste bei der täglichen Arbeit. Das überholte System musste aufgebrochen, interne Prozesse vereinfacht werden. Der Verband wollte die Digitalisierung auf der Geschäftsstelle wie auch in der Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Funktionär:innen vereinfachen und so die Transparenz innerhalb der gesamten Organisation verbessern.
Vorgehen
Software-Lösungen sollten optimal zusammenspielen
Das Ziel war, bereits implementierte MicrosoftTechnologien im Arbeitsalltag eektiv zu nutzen und das Zusammenspiel von Teams, SharePoint und anderen Tools zu verbessern. Verbandsübergreifend sollte die Möglichkeit gescha en werden, orts- und geräteunabhängig arbeiten zu können. MondayCoee wurde als goldzertifizierter Microsoft-Partner ins Boot geholt und sollte die Umstellung auf die neue Arbeitsweise begleiten. Zunächst war eine Gesamtanalyse der IT-Infrastruktur und Arbeitsprozesse geplant, um daraus eine Cloud-Strategie abzuleiten. Im Rahmen seiner Modern-Work-Strategie entschied sich swiss unihockey schliesslich auch für die Integration von CoeeNet 365, der erprobten Modern-Workplace-Lösung von MondayCoee.
Lösung
Mit den Strukturen und Prozessen des Sportverbands war MondayCoee nach der ganzheitlichen IT-Beratung bestens vertraut. swiss unihockey vertraute der Expertise von MondayCoee und entschied sich für die bewährte Best-Practice-Implementierung. CoeeNet 365 wurde unter dem Namen SUN (swissunihockeyNET) eingeführt.
Nachhaltiger Wissensaustausch von Anfang an
Gemeinsam erarbeitete das zuständige Team drei wichtige Use Cases, die als Templates in die neue Plattform integriert und ausgerollt wurden. Verschiedene Einzellösungen wurden durch Microsoft-Lösungen ersetzt, damit alle Technologien in der neuen Plattform nahtlos zusammenarbeiten können. Zum Beispiel wich die bestehende VoIP-Lösung Swisscom dem Microsoft-Tool Teams Enterprise Voice. Während des gesamten Prozesses fand ein intensiver Wissensaustausch und eine kontinuierliche Beratung durch MondayCoee statt. Vieles davon wurde in Wissensschnipseln aufgezeichnet, sodass es intern weiterverwendet und somit nachhaltig zu Trainingszwecken eingesetzt werden kann. Mit diesen Schulungseinheiten wurden unter anderem die Kompetenzen im Kernteam für den Betrieb der SUN-Plattform aufgebaut.
Herausforderungen wurden frühzeitig mitgedacht
Die bekannten Strukturen wollten zunächst nicht alle Nutzer:innen aufgeben, daher investierte das Projektteam viel Zeit und Feingefühl in die User Adaption. Zudem wurden die Möglichkeiten auf der neuen Plattform zu Beginn nicht von allen verstanden. Somit war auch die Schulung der neuen Funktionen und Vorteile ein wichtiger Punkt, um die neue Arbeitsplattform erfolgreich umzusetzen
Reibungsloses Zusammenspiel auf verschiedenen
Ebenen Nach und nach arbeiteten mehr Teams auf der Plattform und wurden mehr Inhalte erfolgreich in SUN migriert. Diese Herausforderung zu meistern, wäre ohne die Unterstützung vom Kernteam und dem Topmanagement von swiss unihockey nicht möglich gewesen. Im gesamten Projekt waren der Teamgeist und Wille aus dem Sport nicht nur in Worten, sondern auch in Taten spürbar. Das Kernteam hat alle nötigen Hebel in die Gänge gesetzt, um die Plattform so rasch als möglich aufzubauen und in einer ersten Version zum Leben zu erwecken.
Resultate
Resultate Heute nutzt swiss unihockey eine Plattform, die modern, pragmatisch und lösungsorientiert ist und die passenden Templates bereitstellt. Mitarbeiter:innen und Funktionär:innen haben die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten. Meetings können mithilfe der Meeting-App mit nur wenigen Klicks organisiert werden. Insgesamt ist die Kommunikation innerhalb der Organisation und innerhalb von Projekten deutlich einfacher. Die Organisation und ihre Struktur ist in SUN transparent abgebildet. Wer bestimmte Informationen sucht, findet diese in der neuen Plattform in kürzester Zeit. Durch die Teilnahme von Gästen an Arbeitsbereichen ist die Zusammenarbeit mit Externen einfach und sicher möglich.
Die nächsten Schritte
Künftig ist geplant, die neuen Möglichkeiten noch konsequenter einzusetzen und hinderliche alte Arbeitsgewohnheiten vollständig abzulegen. Zudem folgen weitere Schulungen, sodass verbandsübergreifend alle Mitarbeiter:innen gut, und vor allem gerne, mit der neuen Lösung arbeiten können. Gleichzeitig dient dieses Vorgehen als praktische Vorbereitung für das Onboarding weiterer Verbandsmitglieder zu einem späteren Zeitpunkt.
«Die neue Modern-Work-Plattform hat unsere Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten spürbar verbessert. Alle Informationen sind digital, dauerhaft und ortsunabhängig verfügbar. Damit ist SUN heute ein Vorzeigebeispiel für Sportverbände – dank MondayCoffee, die uns in diesem Prozess hervorragend unterstützt und uns diese neue Arbeitswelt aufgezeigt hat. Unser nächster Meilenstein ist die Integration der gesamten Prozesse, der Kommunikation und des Dokumentenaustauschs mit den Vereinen und den über 35‘000 lizenzierten Spielern. Das Fundament dafür steht.»
— Michael Zoss, Geschäftsführer swiss unihockey
