Ausgangslage und Ziele
Historisch gewachsene IT-Landschaft und überholte Strukturen:
Im Laufe des digitalen Wandels entstanden bei den Mitarbeitenden von suissetec neue Bedürfnisse an die Zusammenarbeit. Die dezentralen Lösungen, die genutzt wurden, führten oft zu Wissen-Silos und erschwerten die unternehmensweite Zusammenarbeit. Die IT stand mit der historisch gewachsenen, heterogenen IT-Landschaft vor immer komplexeren Herausforderungen. Zum Beispiel waren Dokumente teilweise mehrfach abgelegt und aktuelle Versionen nicht direkt auffindbar. Zudem hatten die verschiedenen Kommissionen des Verbands Schwierigkeiten, sich zu organisieren. Es fehlte ein unternehmensweiter Standard. Ausserhalb des Office war der Zugriff auf Dokumente nur über eine VPN-Verbindung möglich. Lud jemand ein umfangreiches Dokument hoch, drosselte dies die Geschwindigkeit für alle anderen. Auch die Kommunikation war umständlich und zeitaufwändig: Mit den Verbandsmitgliedern wurde über E-Mail sowie über ein Extranet kommuniziert. Mussten Dokumente genehmigt werden, versendeten die Beteiligten verschiedene Versionen per Mail und konsolidierten sie im Nachgang.
Der Weg in die Cloud für eine standort- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit:
Vor diesem Hintergrund entstand der Wunsch nach einer Cloud-Lösung – zum einen für eine effizientere Zusammenarbeit über alle Abteilungen und Standorte hinweg, zum anderen für die Vereinfachung von Prozessen. Das Wissen sollte für die verschiedenen Standorte und Abteilungen an einem Ort gebündelt und leicht zugänglich sein. Die File- und Mail-Server sowie das alte Intranet (eine nicht auf Microsoft basierte Spezial-Lösung) galt es abzulösen. Mit der Einführung einer neuen Best-Practice-Cloud-Lösung sollte auch die Arbeitsweise mit den Verbandsmitgliedern in Kommissionen und Gremien optimiert werden. Um für das Ausrollen der neuen Lösung die Weichen zu stellen, konsolidierte, analysierte und definierte das Projektteam zunächst die Bedürfnisse des Verbands sowie die Performance-, Security- und Compliance-spezifischen Anforderungen. Da die neue digitale Arbeitsweise ein nachhaltiges Umdenken der einzelnen Mitarbeitenden, des Verbands und der Mitglieder verlangte, wurde das Thema des Kulturwandels von Beginn an proaktiv mitgedacht. Ausgerollt wurde die Lösung während des ersten Lockdowns, was den Rollout sogar beschleunigte: Angesichts der erforderlichen Umstellung auf Remote Working konnten die Gründe und Vorteile, warum die Einführung einer solchen Lösung der richtige Weg ist, noch besser aufgezeigt werden. Da das System sofort mit einer Best-Practice-Konfiguration und Parametrisierung installiert werden konnte, war es bei suissetec sofort einsatzbereit. Typische Anwendungsfälle wie Projektarbeiten, Sitzungen, News oder Wissensmanagement ließen sich auf der Arbeitsplattform schnell abbilden. Beschleunigend wirkte auch die agile Einführungsmethode, mit der das Projektteam Wünsche, Bedürfnisse und Schmerzpunkte schnell ermitteln und Anforderungen sowie Erkenntnisse direkt umsetzen konnte.
Benutzerfreundlichkeit on point – mit verschiedenen Raumtypen:
Für Projekte, Teams oder Kommissionen sollten digitale Arbeits- und Meetingräume mit wenigen Mausklicks schnell verfügbar sein. suissetec365 verfügt deshalb neben der Startseite, die als Intranet fungiert, über verschiedene virtuelle Raumtypen:
- Projektraum: für Tätigkeiten, die einen Anfang und ein Ende haben
- Themenraum: für die Arbeit an langfristigen Themen
- Kommissionsraum: für das Management der Kommissionssitzungen
In alle Raumtypen können kontrolliert auch externe Personen zur Mitarbeit eingeladen werden. Jeder Raum vereinfacht die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit mit modernen Features, darunter eine Library für die Dokumentenablage und -bearbeitung, eine News-Section zur Publikation von Neuigkeiten sowie einen Planner zur Planung und Abwicklung von Aufgaben.
Mit der Einführung von suissetec365 wurde außerdem Microsoft Teams, insbesondere für die Chatfunktion und das Video-Conferencing, hinzugefügt. Auch dieses Tool zielt darauf ab, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern – sowohl im technischen als auch im kulturellen Sinne. Es ging nicht nur darum, eine bessere Lösung oder Tool-Palette einzuführen, sondern Prozesse neu zu denken und suissetec bestmöglich bei dieser Weiterentwicklung zu begleiten. Nur so konnte eine hohe Benutzerakzeptanz erreicht werden.
Resultate
Mit der Einführung der neuen digitalen Arbeitsplattform ist suissetec der Sprung von einem veralteten On-Premises-System in die Cloud gelungen. Heute zeichnet sich der Branchen- und Arbeitgeberverband durch eine strukturierte digitale Arbeitsweise aus. Die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Standorten ist geprägt von Übersichtlichkeit, Konsistenz und Effizienz – über verschiedene Endgeräte hinweg.
Statt „Gärtchendenken“ bestimmen Transparenz und Visibilität den neuen Arbeitsalltag bei suissetec: Wissen wird geteilt und aktiv gemanagt. AnwenderInnen profitieren von einem lebendigen Gedankenaustausch sowie einer effizienteren und offeneren Kommunikation innerhalb der Organisation.
Auch das Dokumentenmanagement ist heute deutlich benutzerfreundlicher: Mitarbeitende können Dokumente direkt über die Suchfunktion finden und verlieren sich nicht mehr in einem undurchsichtigen Versionsdschungel. Datenredundanzen und Versionskonflikte konnten dadurch maßgeblich verringert werden.
Auf der Startseite der neuen Arbeitsplattform kann sich heute jeder über die wichtigsten News zu Projekten oder Gremien informieren. Das Meeting-Management wurde digitalisiert und modernisiert, sodass beispielsweise Mitglieder News selbst verfassen und in den Projekt- oder Themenräumen publizieren können.
Auch Externe profitieren von der Wiedererkennungsfunktion, die ihnen mit wenigen Klicks Zugang zu den verschiedenen Räumen und für sie relevanten Informationen bietet. Dabei sind sämtliche Daten durch ein modernes Sicherheitskonzept jederzeit geschützt.
„Gerade für uns als Verband war der Umstieg auf eine moderne Workplace-Lösung ein wichtiger Meilenstein, um auch in der Zukunft die erfolgreiche Zusammenarbeit innerhalb unseres Netzwerks sicherzustellen. Zwar sind das Umdenken und Verinnerlichen der neuen digitalen Arbeitsweise noch in vollem Gange, aber schon jetzt zeichnen sich die Vorteile im Arbeitsalltag ab.
Ein klarer Pluspunkt: Die neue Arbeitsplattform wird wegen ihrer einfachen Bedienbarkeit und der Arbeitserleichterung gut angenommen – und vor allem auch genutzt. Unsere Mitarbeitenden können die Plattform dank der standardisierten Best-Practice-Seitenstrukturen und Funktionalitäten weitestgehend selbst betreiben.
Nicht zuletzt steigert die neue digitale Arbeitsweise natürlich auch unsere Attraktivität als Arbeitgeber- und Branchenverband gegenüber Mitarbeitenden, Verbandsmitgliedern und Partnern.“
— Helena Montag, Projektleiterin Kommunikation suissetec
