Als regional verankerter Energieversorger liefern die Stadtwerke Kiel als teil des MVV Energie Konzerns mit ihren knapp 1000 MitarbeiterInnen der schleswig-holsteinischen Landeshauptstadt sowie der umliegenden Region Strom, Wasser, Gas und Fernwärme.
Ausgangslage
Wie für viele andere Unternehmen sind die technischen Anforderungen an modernes digitales Arbeiten eine Herausforderung gewesen. So bestand beispielsweise Handlungsbedarf bei der Konsolidierung der heterogenen Tool-Landschaft im Bereich Kollaboration sowie bei den MicrosoftProdukten. Es gab keine homogene Plattform und auch keinen Single Point of Entry für den Austausch von Informationen in der Projektarbeit und in Arbeitsgruppen.
Herausforderung
Eine neue Lösung musste her: Im Rahmen der Digitalisierungs- und IT-Strategie sollte das Unternehmen eine digitale Transformation durchlaufen, um den Anforderungen moderner Zusammenarbeit gerecht zu werden.
Vorgehen
Die bisherige Vielzahl an Lösungen für Kollaboration sollte in einer neuen digitalen Arbeitsplattform konsolidiert werden. Das Ziel war, die unternehmensweite Zusammenarbeit und den übergreifenden digitalen Austausch innerhalb des MVV Energie Konzerns zu verbessern.
Lösung
Zur Implementierung der neuen Lösung wurde Yuunido, ein Partner von MondayCoffee, mit ins Boot geholt. Der Implementierungspartner hat bereits bei der Schwestergesellschaft (EVO) CoffeeNet 365, die Modern-Workplace-Lösung von MondayCoffee, erfolgreich eingeführt und die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert. Yuunido nutzt eine bewährte Einführungsmethodik, die den Fokus während der gesamten Projektorganisation auf die NutzerInnen legt – ideal für das Projekt der Stadtwerke Kiel.
Einführung einer digitalen Arbeitsplattform
Von März bis August 2019 wurde die neue Kollaborations- und digitale Arbeitsplattform Kiel CONNECT (auf Basis CoffeeNet 365, die ModernWorkplace-Lösung von MondayCoffee) für die Stadtwerke Kiel AG inklusive ihrer Netzgesellschaft eingeführt. In dieser Phase stand das Projektteam vor verschiedenen Herausforderungen, von der Optimierung der Time-to-Market über die Nutzerakzeptanz bis hin zur Performance der neuen Lösung aus Anwendersicht. Eine weitere Hürde stellte die multilaterale technologische und organisatorische Abstimmung auf Grundlage einer Multimandatenlösung innerhalb der MVV-Gruppe dar. Auf die Bewältigung dieser Aufgaben waren sowohl die Modern-WorkplaceLösung von MondayCoffee als auch die Einführungsmethodik von Yuunido optimal abgestimmt.
Mit Kiel CONNECT wurden wichtige Anforderungen an digitale Arbeitsplätze umgesetzt:
- Kommunikation verbessern – schneller, effektiver, mobil, benutzerspezifischer
- Zusammenarbeit erleichtern – insbesondere in übergreifenden Teams
- Wissen managen – Vernetzung und Wissensaustausch, effizientes Wissensmanagement
- Prozesse integrieren – mit den Geschäftsprozessen verknüpfen und bestehende Abläufe ersetzen bzw. ergänzen
Eine technologisch zukunftsfähige Plattform
Ein Meilenstein war die Einführung eines neuen Intranets und einer Zusammenarbeitsplattform auf Basis einer standardisierten Lösung, die MitarbeiterInnen einfach und intuitiv bedienen können. Die Möglichkeit, ortsunabhängige Meetings und Konferenzen abzuhalten, ist in der heutigen Zeit wichtiger denn je. Für diesen Zweck wurde eine neue Videokonferenzsoftware aufgesetzt, die eine reibungslose Collaboration unabhängig des Standorts der TeilnehmerInnen ermöglicht. Gleichzeitig sollten mit der Ablösung der bisherigen Tool-Vielfalt durch das konsolidierte System die IT-Kosten gesenkt werden. Um einen langfristigen und nachhaltigen Nutzen aus der neuen Lösung zu ziehen, zielte das Projektteam auf die Standardisierung und die technologische Zukunftsfähigkeit der Plattform ab. Mit Kiel CONNECT galt es im Rahmen der Digitalisierung, die Grundlage und Treiber für den kulturellen Wandel bei den Stadtwerken Kiel zu schaffen. Wichtige Voraussetzungen waren dafür die Etablierung einer neuen Ebene der Zusammenarbeit auf Basis der neuen Plattform und in Verbindung mit hoher Benutzerfreundlichkeit sowie niedriger Time-to-Market für die neuen Technologien.
Resultate
Sowohl bei der Stadtwerke Kiel AG als auch bei ihrer Netzgesellschaft konnten die Kommunikation und die Zusammenarbeit deutlich verbessert werden. Insbesondere im täglichen Arbeiten bietet Kiel CONNECT den MitarbeiterInnen einen erheblichen Mehrwert, was auch durch die hohe Akzeptanz begünstigt wird.
Mit Kiel CONNECT gelang Yuunido die Integration vielfältiger, nutzenbringender Kollaborationsservices unter einer Oberfläche, die im Unternehmen ein neues Level moderner Zusammenarbeit und Kommunikation geschaffen hat. Mit Kiel CONNECT hat die Stadtwerke Kiel AG einen wichtigen Teil ihrer Digitalisierungsstrategie umgesetzt und kann nun darauf aufbauend weitere Geschäftsprozesse gezielt digitalisieren.
