Die SCHWENK Zement GmbH & Co. KG ist ein traditionsreiches deutsches Unternehmen der Baustoffindustrie mit Hauptsitz in Ulm. SCHWENK produziert und vertreibt hochwertige Zemente, Bindemittel und Baustoffe für nachhaltiges Bauen – mit Fokus auf Innovation, Qualität und CO₂-Reduktion.
SCHWENK ist von Lotus Notes auf CoffeeNet 365 umgestiegen. Im Interview erklärt Stefan Ihle, Fachbereichsleiter IT Services bei der SCHWENK Baustoffgruppe, warum dieser Wechsel weit mehr war als ein einfaches Software-Update – und wie die neue Plattform Zusammenarbeit, Kommunikation und Unternehmenskultur nachhaltig verändert hat. Ausserdem spricht er darüber, wie sich SCHWENK im Hinblick auf Künstliche Intelligenz zukunftsfähig aufstellen will.
Stefan, SCHWENK nutzte früher Lotus Notes. Heute arbeitet ihr mit CoffeeNet 365, eurer Microsoft-365-Umgebung. Was hat euch damals zum Wechsel bewogen?
Stefan Ihle: Es gab damals verschiedene Zielsetzungen. CoffeeNet 365 war Teil eines Gesamtprojektes, mit dem Ziel der Konsolidierung, Standardisierung und Vereinfachung unserer Hardware, Software und Systemadministration.
Wir wollten etwas schaffen, das allen eine moderne und reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglicht. Egal, ob intern oder extern, abteilungs- oder projektübergreifend. Das haben wir in CoffeeNet 365 wiedergefunden.
Mit der Migration in die Cloud und der Etablierung eines modernen digitalen Arbeitsplatzes haben wir gleichzeitig auf ein anderes Ziel eingezahlt: die Attraktivität als Arbeitgeber.
CoffeeNet 365 – bei euch bekannt als SCHWENKOne – ist nun seit einigen Jahren im Unternehmen im Einsatz. Wie nutzt ihr es heute? In welchen Bereichen spürt ihr die grössten Effizienzgewinne?
Stefan Ihle: Vor allem in Projekten ist der Mehrwert spürbar, weil dort abteilungsübergreifend zusammengearbeitet wird – oft auch mit Externen. Man kann heute schnell Mitglieder einladen und Dokumente direkt gemeinsam bearbeiten. Das gilt für Forschungsprojekte, IT-Projekte und vieles mehr.
Der zweite Punkt ist die Kommunikation und der Austausch. Unser früheres Intranet war «leblos». Heute hingegen werden von den verschiedenen Abteilungen regelmässig News-Beiträge erstellt. Das Engagement ist exponentiell gewachsen. Wir sind somit besser vernetzt und informiert. Kolleg*innen, die früher selten bis nie einen Beitrag geschrieben haben, teilen sich heute gerne mit. Das hat auch zu einem Kulturwandel beigetragen – hin zu einer offeneren, transparenteren Kommunikation.
Für mich persönlich liegt der Mehrwert vor allem in der Meeting-App. Diese möchte ich nicht mehr missen. Gerade für wiederkehrende Meetings ist die App ideal: Das Protokoll ist schnell erstellt und alles kann an einem Ort effizient gemanaged werden.
«Diese Übersichtlichkeit und Orientierung haben wir in CoffeeNet 365 wiedergefunden, und genau das ist für die Kolleg*innen wichtig. Ein bisschen wie das gute alte Laufwerk.»
— Stefan Ihle, Fachbereichsleiter IT Services
Ein entscheidender Vorteil von SCHWENKOne ist die Möglichkeit, Anpassungen eigenständig im Self-Service-Modus vorzunehmen – ohne auf MondayCoffee als Anbieter angewiesen zu sein. Inwiefern hat SCHWENKOne eure IT-Abteilung entlastet?
Stefan Ihle: Ganz klar: Die Administration ist weniger geworden. Die Kolleg*innen können Vieles direkt selbst erledigen – oder mithilfe sogenannter «Key User», die bei den unterschiedlichsten Anfragen unterstützen.
Wie hat sich die Arbeitsweise verändert? Was war anfangs eine grosse Umstellung – und ist heute selbstverständlich geworden?
Stefan Ihle: Eine grosse Umstellung war der Abschied vom Laufwerk. Auch die Namensgebung von Dokumenten hat sich verändert – das „final_final_final“ gibt es deutlich weniger. (lacht) Heute vertrauen wir auf die automatische Versionierung.
Ein weiteres Thema war auch der Umstieg hin zum Suchen über das Suchfeld. Das klingt erstmal einfach, erforderte aber ein Umgewöhnen. Man navigiert nicht mehr von Laufwerk B zu Ordner C zu Unterordner D, sondern gibt einfach den Suchbegriff ein.
Und ganz wichtig: das SCHWENK interne Teilen. Im neuen System wird nicht mehr nur für sich selbst auf One Drive gespeichert, sondern es werden auch unfertige Dateien mit anderen geteilt, um gemeinsam daran zu arbeiten.
«SCHWENKONE hat unsere IT-Abteilung entlastet. Die Kolleg*innen können Vieles direkt selbst erledigen – oder mithilfe sogenannter «Key User», die bei den unterschiedlichsten Anfragen unterstützen.»
— Stefan Ihle, Fachbereichsleiter IT Services
In welche Richtung wollt ihr euren digitalen Arbeitsplatz künftig weiterentwickeln?
Stefan Ihle: Wir werden erst mal entschleunigen. Es gibt im Moment so viel Bewegung. Theoretisch könnten wir jede Woche etwas Neues einführen. Heute ist es Microsoft Planner, morgen wieder etwas anderes mit x neuen Features. Die vielen Neuerungen sind spannend, aber auf Dauer überfordert diese Geschwindigkeit.
Wir entwickeln uns nicht technologiegerieben weiter, sondern use-case-basiert. Die Fachabteilungen bringen Ideen oder Demands ein, die von einer heterogenen Gruppe evaluiert und nach Freigabe umgesetzt werden.
Wichtige Themen sind für uns derzeit vor allem Information Protection, Labelling und Global Settings. Nach dem Upload in die Cloud muss alles sicher gemanagt werden. Die Verantwortung, ob ein Dokument geteilt werden darf oder nicht, liegt primär bei den einzelnen Kolleg*innen, muss jedoch auch technisch unterstützt werden.
Das gilt genauso für KI. Auch hier fokussieren wir uns neben einem allgemeinen Chat-Tool auf Use-Cases. Entscheidend ist vor allem die Datenbasis – und da zahlt sich Vorarbeit aus.
CoffeeNet 365 integriert und konfiguriert Microsoft-Tools in einer zentralen Plattform, die eine standardisierte Abbildung von Abteilungen, Projekten, Teams und Arbeitsabläufen ermöglicht.
Welche Chancen bietet Künstliche Intelligenz deiner Meinung nach für SCHWENK?
Stefan Ihle: In der Administration wird das einfach der neue Standard. Wenn ich an diesem Punkt mitmache, habe ich aber noch keinen wirklichen Wettbewerbsvorteil. Klar, ich bin effizienter, aber die neuen Möglichkeiten müssen auch im Geschäftskontext sinnvoll eingesetzt werden.
Entscheidend ist, wie KI mich bei den kritischen Geschäftsprozessen unterstützen kann – bei den Prozessen, mit denen ich mich am Markt differenziere. Es geht also nicht nur darum, jede neue Funktion zu nutzen, sondern gezielt die Use Cases zu identifizieren, die einen echten Mehrwert bringen und strategisch wichtig sind.
