Die Rhomberg Bau GmbH ist Teil eines internationales Familienunternehmens in 4. Generation. MondayCoffee, ein goldzertifizierter Microsoft Partner, unterstützt die Rhomberg Bau auf ihrem Weg der digitalen Transformation. Dabei wird darauf geachtet, die Vorteile der Digitalisierung erlebbar zu machen.
Ausgangslage
Die Rhomberg Bau-Gruppe, ein international agierendes Bauunternehmen in Familienbesitz, stand wie viele Unternehmen vor der Herausforderung, unterschiedliche Systeme für Kommunikation und Dokumentenablage zu bewältigen.
Unternehmensübergreifend effizient an Themen zu arbeiten war schwierig: Expertinnen blieben oft unentdeckt, hilfreiches Wissen wurde nicht geteilt, und große Datenmengen wurden in Silos verwaltet. Besonders für mobile Mitarbeiterinnen erwies sich ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Unternehmensinformationen als zunehmend kritisch für erfolgreiche Projektabwicklungen.
Ziel: Vereinfachter Informationsfluss und moderne Zusammenarbeit
Für einen vereinfachten Informationsfluss mussten die bisherigen Abläufe und Organisationsstrukturen angepasst und Daten-Silos aufgelöst werden. Die Ablage von Daten sollte vereinfacht und so organisiert werden, dass berechtigte Mitarbeiter*innen auch ohne VPN Zugriff auf Dateien haben.
Die Rhomberg Gruppe suchte eine Lösung, die moderne Kommunikation und effiziente Zusammenarbeit ermöglicht und als einheitliche, standardisierte Plattform im gesamten Unternehmen etabliert werden konnte.
Die Brücke zwischen IT und Business
Rhomberg stand vor technischen und geschäftlichen Herausforderungen. Deshalb benötigte die Gruppe einen Partner, der zwischen IT und Business eine Brücke schlagen und beide Themen ganzheitlich beraten konnte.
Zusätzlich sollte der Partner ein breites Angebot an Standardlösungen bieten, um die gesamte Microsoft Cloud optimal zu nutzen. Ziel war eine zentrale Plattform, die Microsoft-Anwendungen intelligent verbindet und die Benutzerfreundlichkeit der Microsoft Suite erhöht.
MondayCoffee als idealer Partner
Mit fundiertem Technik-Know-how, langjähriger Consulting-Erfahrung und einer out-of-the-box-Lösung für den Digital Workspace hatte MondayCoffee die passende Antwort parat. Diese Lösung kombiniert modernste Technologie mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und unterstützt die Rhomberg Gruppe dabei, sowohl technische als auch geschäftliche Anforderungen erfolgreich umzusetzen.
Lösung
Mit der Einführung der Collaboration-Plattform von MondayCoffee wurde das Zusammenspiel von Prozess, Mensch und Technik neu definiert. Bevor über die technische Umsetzung gesprochen wurde, mussten die zu erreichenden Ziele festgelegt und die Umsetzung definiert werden. Zu diesem Zweck diskutierten die Beteiligten in einem interdisziplinären Team auch intensiv über Change-Management und Adoption. Erst im Anschluss formulierten sie einen Auftrag und evaluierten diesen in einer größeren Runde mit Verantwortlichen der IT, des Datenschutzes und Tool-Spezialistlnnen. Ideen und Ansätze wurden von den Projektbeteiligten immer wieder bewertet und formten somit den Projektauftrag sowie die Umsetzung. Im gleichen Zug werden Abhängigkeiten hinsichtlich der Arbeitsweise und gesamten Organisation aufgedeckt und in der neuen Lösung direkt berücksichtigt. Am Live-System konnte Rhomberg während der Einführung mit MitarbeiterInnen die Funktionalitäten und die zu erwartenden Effekte sogleich testen.
Schrittweise Integration von Kern- und Support-Prozessen auf einer zentralen Plattform
Schritt für Schritt werden Silos aufgebrochen und auch Fach-Applikationen über die neue, digitale Arbeitsplattform RHome integriert. Mithilfe einer Kombination der Funktionen von Microsoft 365 und Dynamics werden zunächst zentrale Bauprojekt-Prozesse digitalisiert. Auf diese folgen Support-Prozesse, die Workflows vereinfachen und das Business unterstützen sollen. Dadurch können heute verschiedene Parteien gemeinsam an Verträgen oder anderen Dokumenten arbeiten. Innovative Ideen und Weiterentwicklungsprozesse werden heute über RHome eingespeist – um neuen Input schneller strukturiert abzuarbeiten und geregelt ins Business-as-usual zu überführen. Mit der digitalen Arbeitsplattform RHome erhalten MitarbeiterInnen über eine Startseite Unternehmensinformationen und gelangen von dort aus mit einem Mausklick in ihre virtuellen Arbeitsräume für die Projektarbeit oder ihren jeweiligen Arbeitsbereich, die Zusammenarbeit in Teams oder für die Organisation von Meetings. Dokumente werden an einem Ort digital abgelegt und sind so für die Nutzerlnnen leicht auffindbar. Arbeitsabläufe sind damit effizienter und sparen wertvolle Zeit – zur Zufriedenheit der Belegschaft, die heute von den neuen Möglichkeiten auch wirklich profitiert.
Verknüpfung aller Microsoft 365 Tools für ein optimales Benutzererlebnis
Mit der Implementierung von RHome wurde außerdem die Verknüpfung und Synchronisierung der verschiedenen Microsoft 365 Tools sichergestellt. Eröffnen heute MitarbeiterInnen ein neues Projekt unter Angabe aller Stammdaten im CRM (Dynamics), so wird beispielse in RHome auf Basis von SharePoint automatisch ein virtueller Projekt-Raum erstellt, welcher bereits über die richtigen Berechtigungen und vordefinierte Inhalte verfügt. Für die Ablage von Projekt-Dokumenten und die Zusammenarbeit auf dem Projekt haben die Involvierten so unmittelbar einen virtuellen Arbeitsraum zur Hand – synchronisiert mit dem Eintrag im CRM. Im nächsten Schritt wird auch Microsoft Teams entsprechend verknüpft.
Fokus auf Training und Vorleben der neuen Arbeitsweise
Für das Onboarding der Belegschaft hat sich die Gruppe genügend Zeit genommen. Dem Umdenken von langjährig etablierten Arbeitsweisen muss ausreichend Aufmerksamkeit geschenkt werden. Dabei spielten die Eigentümer und die Geschäftsleitung eine zentrale Rolle: Das Vorleben und die Geschlossenheit hinter der besagten Lösung erleichterten deren Einführung und erhöhten die Benutzerakzeptanz. Die digitale Arbeitsplattform RHome kommt Rhomberg insbesondere während der COVID-Pandemie zugute. MitarbeiterInnen und Teams profitieren mehr denn je von der neuen digitalen Arbeitsweise. Im Rahmen dessen hat auch die Nutzung von Microsoft Teams an Bedeutung gewonnen – die Microsoft App ist nun ebenfalls geregelt und kontrolliert auf RHome und in der täglichen Arbeitsweise verankert.
