Die Hoval Gruppe zählt international als führendes Unternehmen für Heiz- und Raumklima-Lösungen. Das Unternehmen hatte bereits eine Microsoft SharePoint-Lösung im Einsatz. Noch nicht vollständig ausgereifte Funktionen stellten das Unternehmen jedoch vor einige Herausforderungen. Mit der Einführung der neuen SharePoint-Lösung CoffeeNet 365 wurde eine einfachere und effizientere Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglicht und somit ein Mehrwert für die Mitarbeiter erbracht.
Ausgangslage
Das Digitalpotenzial für sich nutzen. Neue Technologien für eine verbesserte Zusammenarbeit innerhalb der Hoval Gruppe gewinnbringend einsetzen. So lautete die Aufgabenstellung des international tätigen Unternehmens für Heiz- und Raumklima-Lösungen Hoval. Das Ziel waren eine schnelle, direkte und offene Zusammenarbeit, Kommunikation und Wissensaustausch sowie eine nachhaltige Vereinfachung der Arbeitsweisen. Dadurch sollten der Kundenfokus maximiert und eine erfolgreiche Zukunft gesichert werden.
Die Hoval Gruppe hatte bereits eine Microsoft SharePoint-Lösung im Einsatz. Noch nicht vollständig ausgereifte Funktionen stellten das Unternehmen jedoch vor einige Herausforderungen. Deshalb sollten mit dem Aufbau der neuen SharePoint-Lösung die Kommunikation und Zusammenarbeit untereinander produktiver gestaltet und somit ein Mehrwert für die Mitarbeiter erbracht werden.
Hoval suchte nach einer digitalen Arbeitsplattform für Microsoft Cloud mit vorgegebener Struktur, standardisierten Funktionalitäten, einfacher Handhabung und maximalem Impact für die Gesamtorganisation. Eine Lösung, die einfach und schnell eingeführt und schrittweise ausgebaut werden konnte.
Lösung
Die Hoval Gruppe entschied sich für die Standard-Collaboration-Lösung und das Standard-Vorgehen von MondayCoffee. Nach einer dreimonatigen Analyse- und Konzeptphase begann bereits das Pilotieren. Die Collaboration-Lösung HovalNet stand in ihren Grundformen, sodass Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen und Ländern mit der neuen Plattform interagieren und an ihrer Ausarbeitung teilhaben konnten.
Informationsbeschaffung und Zusammenarbeit an einem Ort
Heute besteht das HovalNet aus einer einfachen Startseite, auf der die Mitarbeiter die wichtigsten Unternehmensinformationen finden und sich über Neuigkeiten der Gruppe, Bereiche und Abteilungen informieren können. Neben dieser klassischen Intranetfunktionalität können Mitarbeiter von der Startseite aus auch sogleich auf ihre Arbeitsräume zugreifen – beispielsweise auf die jeweilige Department Site, auf virtuelle Meetingräume oder auf Projekte, an denen sie beteiligt sind.
Einfacher und effizienter Austausch mit Lieferanten und Kunden
In den virtuellen Projekt- und Meetingräumen arbeiten Mitarbeiter abteilungsübergreifend zusammen. Dokumente werden an einem zentralen Ort einmalig abgelegt und stehen allen Involvierten zur gemeinsamen Bearbeitung zur Verfügung. Bei Bedarf kann der Site Owner Lieferanten, Partner und Kunden einfach und schnell freischalten – alles mit dem Ziel, Prozesse zu beschleunigen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Benötigen Mitarbeiter ausserhalb des Unternehmens Zugriff auf Dokumente, ermöglichen das die Microsoft Apps auf dem Mobile Device.
Intuitive, standardisierte Arbeitsräume
Die Projekt- und Meetingräume im HovalNet sind alle gleich aufgebaut. Neben Kommunikations-Features wie Chats oder News Post gibt es Dokumenten-Bibliotheken, eine Infobox zu den Mitgliedern sowie eine Kalender- und/oder Aufgabenplanungs-App. Neue Räume können Mitarbeiter selbst per Mausklick eröffnen und direkt nutzen. Sollten Anwender ausserhalb des Standard-Set-ups noch weitere Apps benötigen, können sie diese gemäss anfangs festgelegten Richtlinien einfach einfügen. Änderungen am Standard-Set-up kann die Hoval Gruppe eigenständig und ohne Einbezug von MondayCoffee vornehmen.
Der Standard hat sich bewährt
Der Roll-out des HovalNet wurde mit Videos, Train-the-Trainer-Programm, Q&As, Chats sowie Help Desk (zugänglich ausschliesslich auf dem neuen System) erfolgreich begleitet. Die strikte Anwendung von Standardfunktionalitäten hat den Zeitrahmen kurz und die Kosten innerhalb des Budgets gehalten.
Resultate
Das HovalNet ermöglicht eine einfachere und effizientere Zusammenarbeit und Kommunikation. Applikations- und Informationssilos wurden abgebaut, indem sich die gesamte Organisation nun an einem eindeutigen Ort Informationen beschafft und austauscht. Experten sind leichter auffindbar und Wissen ist leichter geteilt. Somit werden Lösungen schneller gefunden und Probleme effizienter gelöst. In der Dokumentenablage konnte Hoval durch die Einführung von HovalNet ebenfalls Fortschritte verzeichnen: Die Anzahl von Duplikaten in der Ablage von Dokumenten wurde reduziert und die Ablösung der File Shares ermöglicht. Zusätzlich verfügt das Unternehmen nun über virtuelle Meetingräume – eine zeitsparende Anwendung, die von den Benutzern sehr geschätzt und täglich genutzt wird.
