Ausgangslage
Als Innovationstreiber erweitert Feintool laufend die Grenzen dieser Technologien und entwickelt für die Bedürfnisse der Kundschaft intelligente Lösungen: leistungsfähige Feinschneidsysteme, innovative Werkzeuge und modernste Fertigungsverfahren rund um das Stahlblech in hohen Stückzahlen für Automobil- und anspruchsvolle Industrieanwendungen. Die eingesetzten Verfahren unterstützen insbesondere die Trends der Automobilindustrie. Feintool ist Entwicklungspartner in den Bereichen Leichtbau/Nachhaltigkeit, Plattformkonzepte und automatisierte Antriebskonzepte, Elektroantriebe sowie Hybride. Das Unternehmen mit Hauptsitz in der Schweiz ist mit eigenen Produktionswerken und Technologiezentren in Europa, den USA, China sowie Japan vertreten und beschäftigt rund 2700 Mitarbeitende und über 80 Auszubildende.
Vereinfachung der konzernübergreifenden Zusammenarbeit
Feintool wollte seine Intranet-Plattform mithilfe der Microsoft-Toolwelten erneuern. Collaboration war in der historisch gewachsenen Systemlandschaft nur beschränkt möglich. Konzernübergreifend sollte die Zusammenarbeit vereinheitlicht, vereinfacht und transparenter gestaltet werden – auf jedem Gerät, an jedem Ort und zu jeder Zeit. Zu diesem Zweck benötigte Feintool eine Collaboration-Plattform, die eine moderne und flexible Arbeitsumgebung bietet und damit die Voraussetzung für eine effiziente Interaktion sowie Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden schafft.
Als goldzertifizierter Microsoft-Partner mit 20 Jahren Collaboration-Erfahrung wurde MondayCoffee damit beauftragt, die neue Plattform einzurichten und einen Standard für den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit innerhalb Feintool zu legen.
Lösung
Showcase und Konzeptphase: Machbarkeits- und Nutzencheck
Das Projekt startete mit einem Showcase, um die Machbarkeit und den Nutzen auf Unternehmensseite beurteilen zu können. Für die Projektabwicklung zweier neu produzierten Pressen wurde ein Projektraum auf Basis der Out-of-the-box-Lösung von MondayCoffee (CoffeeNet 365) mit Einbindung sämtlicher Rollen (Projektleitung, Produktion, Logistik, Finanzen und Kunde) installiert und konfiguriert.
Der Showcase war ein Erfolg: Informationen waren stets aktuell verfügbar und flossen zwischen den einzelnen Abteilungen schneller als zuvor, sodass alle Beteiligten jederzeit informiert waren. Anlässlich einer weltweiten Management-Konferenz wurden das Konzept und das System mit den Ergebnissen präsentiert und in kleinen Workshops diskutiert – der Kunde war begeistert und beauftragte MondayCoffee mit der Einführung der neuen, modernen Arbeitsumgebung.
Intranet und kooperative Zusammenarbeit: Definition aller Anwendungsfälle
In der Konzeptphase wurden zur Einrichtung der Plattform für die kooperative Zusammenarbeit ein Intranet-Team und ein Collaboration-Team aufgestellt. Das Intranet-Team schuf die Voraussetzungen, um Inhalte vom bestehenden Intranet in die neue Unternehmenslösung übernehmen zu können.
Das Collaboration-Team war im Zuge der Einrichtung moderner Zusammenarbeit für das Sammeln und Strukturieren aller Anwendungsfälle nach Wichtigkeit und Komplexität zuständig. Zu jedem identifizierten Bereich wurde eine Vorlage erarbeitet, pilotiert und dem Lenkungsausschuss zur Freigabe vorgelegt. Der Ausschuss, bestehend aus der Gruppenleitung, lieferte das nötige Gewicht, um die getroffenen Entscheidungen direkt im Betrieb umsetzen zu können.
Pilotphase: Implementierung von Anwendungsfällen und Vorlagen
Auf Basis der Erkenntnisse aus der Konzeptphase wurden Pilotbereiche auf der Plattform eingerichtet. Statt sich auf die einzelnen Microsoft-Produkte zu konzentrieren, fokussierte MondayCoffee auf die spezifischen Anwendungsfälle aus Geschäftssicht. CoffeeNet 365 und die standardisierte Einführungsmethode des Microsoft-Partners sind darauf ausgelegt, den Einsatz der Microsoft 365-Produkte zu vereinfachen und den richtigen Produktmix zu finden – basierend auf alltäglichen Anwendungsfällen.
Viele Fälle wurden bereits mehrfach erfolgreich durchgespielt und stehen als Standard zur Verfügung, was neben einer konsolidierten IT-Landschaft eine verschlankte Systemadministration ermöglicht.
Agiles Vorgehen für bestmögliche Lösungen
Für Feintool wurden Collaboration-Anwendungsfälle und Best-Practice-Vorlagen in gemeinsamen Workshops mit MondayCoffee angepasst, um die Anforderungen des Konzerns bestmöglich zu erfüllen. Durch die agile Vorgehensweise entwickelte sich der ursprüngliche Plan, eine Plattform einzuführen, allmählich hin zu einer offenen Diskussion über Anwendungsfälle und Prozesse, die in einem Kernteam in technisch unterstützte Module übersetzt wurden.
Diese Lösungen (wie Struktur, Vorlagen, vordefinierte Inhalte) wurden danach vom Gesamtteam nur noch gesichtet, pilotiert und freigegeben.
Ergebnisse
Die Erkenntnisse aus der Pilotphase waren äusserst wertvoll, um den kundenseitigen Entscheidungstragenden bereits früh die Vorteile der neuen Plattform zu zeigen. Das Etablieren einer grossen Key-User- und Train-the-Trainer-Organisation förderte durch umfassende Schulungen die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden des Kunden, da etwaige Bedenken direkt adressiert werden konnten. Gleichzeitig profitierte die Projektleitung von umfassenden Kompetenzen und kurzen Entscheidungswegen. Diese Umstände begünstigten eine rasche Lösungsfindung für Entscheidungstragende wie auch Mitarbeitende und garantierten die hohe Akzeptanz der Lösung.
Vereinfachte Information und Kommunikation – an einem Ort
Auf der neuen Plattform können Feintool-Mitarbeitende mit einem Computer und Zugangskonto nun über die Startseite kommunizieren, im Intranet täglich wichtige Informationen finden und gruppenweite Neuigkeiten erfahren. Gleichzeitig können Anwendende mit der Unternehmenslösung abteilungsübergreifend, einfach und effizient an Projekten oder Themen zusammenarbeiten.
«Wir sind mit diesem Projekt einen wesentlichen Schritt in Richtung digitalen Arbeitsplatz gegangen. Es ist eine von den Mitarbeitenden angenommene Plattform entstanden, die den Informationsfluss steigert und die Zusammenarbeit fördert. Dies konnte durch hohes Engagement aufseiten der Geschäftsführung, den Einsatz motivierter Key User sowie der kompetenten Unterstützung von MondayCoffee erreicht werden. Die Covid-19-Krise hat uns dabei nicht gebremst, im Gegenteil: Die Vorteile einer raschen, standortübergreifenden und flexiblen Zusammenarbeit wurden auf einen Schlag klar und die Plattform dankbar genutzt.»
— Birgit Schärer, Projektleiterin bei Feintool International Holding AG
