Neue Organisation in digitalen Räumen

Mit der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 wurde auf Basis von Microsoft-Technologien eine erprobte Collaboration-Plattform mit Best-Practice-Räumen aufgesetzt. Der neue Modern-Workplace besteht aus digitalen Räumen für Arbeitsgruppen, Projekte, Meetings, Organisationsbereiche und Produkte. In Produkträumen sind beispielsweise alle Informationen zu Produkten und Dienstleistungen des EWB abgelegt. Darüber hinaus stehen Objekträume zur Verfügung, in denen die berechtigten Personen sämtliche Daten zu beispielsweise Straßen, Trafostationen, Wasserwerken etc. einsehen können. In den Projekträumen können Beteiligte Projektinformationen via Chat austauschen, Aufgaben verwalten und gleichzeitig an Dokumenten arbeiten. Vorher nutzte jede Abteilung ihre eigene Ablage (File-Server), was zu redundanten und teilweise veralteten Inhalten führte. Auch die klassische Startseite, die als Intranet fungiert, bietet im neuen System individuelle Gestaltungsmöglichkeiten. Dort finden Mitarbeitende News zum Unternehmen, einen Yammer-Chat, Links zu allen wichtigen Räumen und Seiten sowie das MyWall-Feature. Letzteres ermöglicht Verlinkungen zu Räumen, OneNote-Pages und anderen Seiten, die Mitarbeitende häufig nutzen. 

Aufgaben erledigen direkt in Microsoft Teams 

CoffeeNet 365 verbindet alle Microsoft-Technologien intelligent und vor allem userzentriert. Deshalb ist die Struktur von CoffeeNet 365 auch 1:1 in Microsoft Teams wiederzufinden. Bei Bedarf können Mitarbeitende des EWB ihre Arbeit direkt über Microsoft Teams erledigen. Mit CoffeeNet 365 haben sie sofort die richtige Technologie zur Hand und können sich noch besser auf ihre Arbeit konzentrieren. Unser Modern-Workplace stellt sicher, dass im Hintergrund die richtige Konfiguration der Microsoft-Technologien und eine zuverlässige Synchronisation der Daten stattfinden. 

Klare Leitplanken & Schulungen erleichterten den Umstieg

Bei der Einführung und Gestaltung der Arbeitsplattform stand Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund, damit später alle gern mit der Lösung arbeiten. Die Mitarbeitenden wurden geschult und mit weiteren Dokumentationen zur neuen Plattform und Arbeitsweise versorgt. Klare, detaillierte und sinnvolle Leitplanken definierten zudem, wie die Umgebung genutzt werden soll und für welche Use Cases sich welche Anwendung am besten eignet. Mitarbeitende konnten sich dadurch optimal auf die Veränderung in der Arbeitsweise vorbereiten. Beim EWB wurde ein Governance-Board ins Leben gerufen, das sich kontinuierlich mit der Bereichsleitung austauscht. Das Governance-Board bleibt auch über das Projektende hinaus weiterhin aktiv, um Entscheidungen zu treffen, Herausforderungen zu meistern und sicherzustellen, dass die Plattform optimal genutzt wird – sprich alle Mitarbeitenden das volle Potenzial ausschöpfen können.