Dr. Wieselhuber & Partner GmbH ist ein führendes Unternehmensberatungshaus für Familienunternehmen und Tochtergesellschaften von Konzernen in München. Sie ist spezialisiert auf die unternehmerischen Gestaltungsfelder Strategie, Digitale Transformation, Business Performance sowie Restructuring und Finance.
Ausgangslage
Dr. Wieselhuber & Partner GmbH ist ein führendes Unternehmensberatungshaus für Familienunternehmen und Tochtergesellschaften von Konzernen in München.
Sie ist spezialisiert auf die unternehmerischen Gestaltungsfelder Strategie, Digitale Transformation, Business Performance sowie Restructuring und Finance. Mit Stammhaus in München bietet Dr. Wieselhuber & Partner seinen Kunden umfassendes Branchen- und Methoden-Know-how mit dem Anspruch, die Wachstums- und Wettbewerbsfähigkeit, Ertragskraft und den Unternehmenswert seiner Auftraggeber nachhaltig sowie dauerhaft zu steigern.
Von der On-Premises-Solution in die Cloud
Vor dem Hintergrund der Digitalisierung wuchs auch bei Dr. Wieselhuber & Partner (nachfolgend W&P) der Wunsch, die Zusammenarbeit im täglichen Projektgeschäft auf einen modernen und aktuellen Standard zu heben. Für das Tagesgeschäft und die Datenverwaltung nutzte das Unternehmen bislang eine client- und serverbasierte On-Premises-Lösung von Microsoft Office. Zugunsten der Effizienz und Qualität der Prozesse sollte die bestehende Arbeitsweise in die neue Cloud-Struktur transformiert werden. Mit dem Aufbau einer neuen digitalen Arbeitsplattform auf Basis von Microsoft Office 365 wollte W&P die Weichen für einen effizienten, digitalen Wandel legen.
Balance zwischen Kulturwandel, Arbeitsstile und digitaler Technik
W&P wünschte sich ein Best-Practice-Intranet für interne Kommunikation und Information sowie eine neue Kollaborationsebene für das Tagesgeschäft. MondayCoffee sollte diesen Prozess begleiten. Dafür sprachen neben der Erfahrung des IT-Experten mit dem Projektalltag und der SharePoint-Oberfläche auch dessen Repertoire aktueller und skalierbarer Best-Practice-Lösungen. Mittels einer neuen Arbeits- und Wissensplattform sollte MondayCoffee die Themen Kulturwandel und Arbeitsstile mit digitaler Technik ausbalancieren – durch die ausgewogene Abstimmung von Arbeitsstil, Training und IT. Schnell stand fest: Die identifizierten Anforderungen von W&P erfüllt die Digital-Workplace-Lösung von MondayCoffee (CoffeeNet 365) optimal, sei es der Umgang mit Dokumenten, die Zusammenarbeit in Projekten, Ad-hoc-Kommunikation oder die vielen Self-Service-Funktionen mit Berechtigungskontrolle.
Lösung
Gemeinsam mit den Projektbeteiligten von W&P veranstaltete MondayCoffee Konzept- und Pilot-Workshops zur finalen Definition der Anforderungen – die Basis für die Umsetzung und Installation der Out-of-the-Box-Lösung CoffeeNet 365, die bei W&P unter dem Namen WE-Net eingeführt wurde. Das Besondere: alle Workshops, Anpassungen und Trainings ließen sich direkt anhand des Pilotsystems des Kunden durchführen. Damit konnte WE-Net entlang der Anforderungen und Kenntnisse der Key User mit dem Projektfortschritt wachsen. Die Beteiligten konnten sich direkt besser mit den Ergebnissen identifizieren und promoteten die moderne Kollaboration von Beginn an im Kollegenkreis.
Für jede Herausforderung die passende Herangehensweise – und Lösung
Im Laufe der Implementierung stand das Projektteam vor rechtlichen, inhaltlichen und strukturellen Herausforderungen. So musste im Sinne der DSGVO zum Beispiel eine exakte Dokumentation über die Datenhaltung in der Cloud gewährleistet werden. Die Erfüllung der Compliance erforderte eine exakte Abbildung von intern notwendigen Zugriffsrechten und deren Verwaltung, was in engem Austausch über das Security Konzept von W&P gelöst wurde. Darüber hinaus mussten sämtliche Change-Prozesse auch auf Mitarbeiterebene nachhaltig etabliert werden – weg von bisherigen Strukturen hin zu Transparenz und Kollaboration. Zu diesem Zweck wurden interne Botschafter in das Projektteam von W&P geholt, verschiedene Schulungen mit und ohne MondayCoffee durchgeführt und maximaler Management-Support vonseiten der Geschäftsführung geleistet.
Auch auf struktureller Ebene war enge Zusammenarbeit gefragt. Im Rahmen der dynamischen Entwicklung der Arbeitsräume und Oberflächen von WE-Net erforderte der erste Entwurf eine mehrfache Anpassung. Ein offener, anhaltender Dialog mit dem Projektverantwortlichen und permanentes Prüfen der Sinnhaftigkeit der Anpassungen anhand der Best Practice führten zum gewünschten Ergebnis.
Transparenz und Benutzerakzeptanz als Grundstein der neuen digitalen Arbeitsweise
Mithilfe der neuen Cloud-Plattform WE-Net schaffte das Projektteam mehr Transparenz über das bisherige Datenmodell und damit verbundene Prozesse. Sämtliche Berechtigungskonzepte konnten vorschriftskonform überarbeitet und im neuen System abgebildet werden. Um die neue Arbeitsweise nachhaltig etablieren zu können, war die unternehmensübergreifende Akzeptanz bei W&P eine wichtige Voraussetzung. Dafür sorgten zum einen das stetige Abholen der AnwenderInnen und der bestmögliche Support bei aller Art von User-Fragen. Zum anderen half der unermüdliche Einsatz zentraler Wissensträger bei der Datenmigration und der Promotion der neuen Strukturen. Auch die durchgängige Unterstützung der Geschäftsführung im Rahmen der Implementierung spielte eine große Rolle.
«Als Unternehmensberatung mit vielen Kunden im digitalen Bereich wollten wir unsere Arbeitsweise noch moderner und effizienter gestalten – und Kunden, Partnern und Mitarbeitenden mit hoher Digitalkompetenz gegenübertreten. Der Aufbau unserer agilen Arbeitsplattform in der Cloud und die Neuaufstellung unseres Wissensmanagements sind für W&P wichtige Schritte in diese Richtung. Heute arbeiten unsere Teams noch effizienter und kommunizieren transparenter – in Echtzeit und von verschiedenen Standorten aus. Gerade angesichts der aktuellen Pandemie verschafft uns die neue Arbeitsweise einen enormen Vorteil. Mit MondayCoffee hatten wir einen kompetenten Berater und Sparringspartner zur Seite, um jede unserer Anforderungen bestmöglich abzubilden – und um die neue Zusammenarbeit tiefgreifend und nachhaltig im Unternehmen zu etablieren.»
— Maximilian Wieselhuber, Partner
Resultate
Mit der Einführung der cloudbasierten Arbeits- und Wissensplattform WE-Net ist bei W&P heute kollaboratives Arbeiten in Multi Projektmanagement-Strukturen möglich – sowohl standort- als auch teamübergreifend. Die Kommunikation und Information der Mitarbeitenden erfolgten in Echtzeit über einen ansprechenden Kanal, der auch gerne genutzt wird. Durch die konsequente Projektsteuerung konnte die Akzeptanz bei W&P für die neue Arbeitsweise stetig verbessert werden. Die interne Kommunikation bei W&P ist heute deutlich transparenter.
Vor allem in der COVID-19-Pandemie birgt der neue Digital Workplace starke Vorteile: Kundenprojekte können auch aus dem Homeoffice und selbst bei großen Projektteams effizient und sicher bearbeitet werden. Neben Schulungen stehen den Mitarbeitenden auch Schulungsmaterialien zum Nachschlagen zur Verfügung, sodass künftig neu eintretende Mitarbeiter sich im Selbststudium mit dem System schnell vertraut machen können. Die neue Arbeitsweise und die neuen Arbeitstools steigern nicht nur die Attraktivität von W&P als moderner Arbeitgeber, sondern beweisen auch digitale Kompetenz gegenüber Bestandskunden und Neukunden aus dem digitalen Bereich.
In enger und kollegialer Zusammenarbeit gelang es dem Unternehmen, die Arbeitskultur langsam, aber stetig zu modernisieren. Zusammenarbeit ist hier das Stichwort, denn: Ein Change-Projekt, das tief in historisch gewachsene Arbeitsweisen eingreift, kann nur gelingen, wenn das Projektteam eng und vertrauensvoll zusammenarbeitet und dabei durch das Management des Kunden uneingeschränkt unterstützt wird.
