ProjektmanagerInnen sind oftmals in viele Projekte gleichzeitig eingebunden, wobei sich ihre Rolle zwischen den Projekten unterscheiden kann. Gemein ist allen Projekten jedoch die Notwendigkeit der Kommunikation mit Mitarbeitenden, KollegInnen und Stakeholdern. Diese Kommunikation kann auf verschiedenen Ebenen oder über verschiedene Medien erfolgen. Nicht selten führt diese Vielfalt zu zunehmender Komplexität, die ohne Struktur schnell zu Chaos führen kann.
E-Mail-Dilemma in Projekten
In vielen Projekten bildet die E-Mail nach wie vor das Herzstück der Kommunikation und wird oft auch für den Austausch von Dateien genutzt. Dies führt häufig zu einer Fragmentierung des Wissens: Haben alle Beteiligten die aktuellen Informationen aus der letzten E-Mail erhalten? Kennen Sie den letzten Projektplan, der als angehängte Exceldatei versandt wurde? Was passiert, wenn später weitere KollegInnen ins Projekt eingebunden werden müssen?
Solche Szenarien ereignen sich täglich in Projekten. Obwohl die E-Mail die anerkannteste Form der Geschäftskommunikation ist, wirkt sie gleichermassen limitierend für die gemeinsame Zusammenarbeit. Zudem ist der Zugriff auf die Information immer auf das jeweilige Postfach beschränkt.
Die Übersicht über Qualität, Umfang, Zeit und Kosten – wesentliche Faktoren eines jeden Projekts – wird dadurch unnötig erschwert. Ganz zu schweigen von einer Struktur, die von allen Projektmitgliedern verstanden wird.
Strukturelle Stolpersteine in der Projektwelt und Lösungsansätze
Dass Struktur notwendig ist, liegt auf der Hand. Doch was passiert, wenn Projekt A eine Struktur A aufweist und Projekt B eine andere? Ganz zu schweigen von den Projekten C, D, E.
Technische, organisatorische und administrative Voraussetzungen können abweichen und die Projektbeteiligen vor grosse Herausforderungen stellen. Wenn Mitarbeitende wöchentlich oder täglich zwischen Projekten wechseln, kann die Orientierung schnell verloren gehen, und die Spielregeln des einen Projekts werden fälschlicherweise auf das andere angewandt.
Es ist sinnvoll, dass Projekte einen einheitlichen Rahmen aufweisen und Mitarbeitende einmalig in dessen Nutzung eingewiesen und geschult werden. Dieses Vorgehen verringert den Wechselschmerz und schafft Handlungssicherheit bei allen Beteiligten. Zudem bündelt es alle notwendigen Informationen an einem Ort, was letztlich die Kommunikation vereinfacht.
Doch welche Voraussetzungen
und Eigenschaften
sollte ein solcher
Rahmen aufweisen?
Gleichzeitig sind wir für eine effiziente Zusammenarbeit abhängig vom Austausch mit anderen. Wir müssen uns zu Themen und Projekten abstimmen, die verschiedene Personen und Bereiche betreffen, die Arbeit verteilen und das Vorgehen definieren.
Die Qualität des Austauschs bestimmt den Erfolg zentraler Tasks und Aktivitäten:
- Schnelle & ortsunabhängige Verfügbarkeit
- Konsistente Dateiablage mit klarem Berechtigungsmanagement
- Offene Kommunikation an einem Ort (E-Mail, Besprechungen, Aufgaben)
Schnelle & ortsunabhängige Verfügbarkeit
Ob lang geplant oder spontan begonnen – wenn das Projekt startet, sollte man nicht unnötig durch Administration aufgehalten werden, sondern eine bewährte Vorlage in wenigen Augenblicken zur Verfügung haben. Mit CoffeeNet 365 lassen sich Projekträume in Teams innerhalb von wenigen Minuten eröffnen und von überall aus aufrufen.
Konsistente Dateiablage mit klarem Berechtigungs-management
Die Bedeutung dieses Themas haben wir bereits in der Challenge #2 verdeutlicht. Eine gute Datenablage verhindert, dass KollegInnen falsche Informationen als Grundlage ihrer Arbeit verwenden oder andere Projektbeteiligte nach dem aktuellen Projektplan, dem letzten Meeting oder der E-Mail von letzter Woche fragen müssen. Finden statt suchen erspart redundante Kommunikation.
Offene Kommunikation an einem Ort
Abschliessend bleibt der Aspekt der offenen oder transparenten Kommunikation. E-Mails und relevante Informationen dürfen nicht in privaten Postfächern verschwinden, sondern müssen allen Beteiligten an einem dafür vorgesehen Ort vorliegen. Ausnahme sind nur bei besonders sensitiven oder schützenswerten Daten erlaubt. Dieser Ort ist heute mehr denn je in Teams zu finden. CoffeeNet 365 hilft die Kommunikation zu bündeln, E-Mails und Anhänge transparent abzulegen und reduziert somit die Notwendigkeit von Abstimmungsgesprächen erheblich.
