Ausgangslage
Herausforderung
Microsoft Teams wurde für viele Unternehmen, insbesondere während der ersten Monate der COVID-19-Pandemie, zur zentralen Kommunikationsplattform. Seither ist die App aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Zahlreiche Mitarbeitende nutzen sie bevorzugt für die Zusammenarbeit in ihren Teams sowie für die Planung und Umsetzung ihrer Arbeit – auch bei Bühler.
Die Verbreitung und Nutzung von Microsoft Teams wollte man bei Bühler jedoch nicht dem Zufall überlassen, sondern durch einen geregelten Rollout sicherstellen. Dazu gehören zentrale Themen wie Governance, Berechtigungsmanagement und die Struktur, um definierte Standards zu wahren. Ziel war es, eine vereinfachte, integrierte und vor allem sichere Zusammenarbeit auch in Microsoft Teams zu garantieren.
«The Global Single Source of Truth – so umschreibe ich die digitale Arbeitsplattform von Bühler am liebsten. Die dafür verwendete MondayCoffee Cloud-Software ermöglicht es unseren Mitarbeitenden an über 100 Standorten weltweit, jederzeit und von überall auf alle relevanten Informationen zuzugreifen. Außerdem können sie auf derselben Plattform mit globalen Teams sowie Kunden, Lieferanten und Partnern zusammenarbeiten.
Lösungsstrategie
Bühler setzt auf die Cloud-Lösung von MondayCoffee (B-World)
Bühler entschied sich 2015 für die Cloud-Lösung von MondayCoffee, da sie das volle Potenzial der Microsoft-365-Technologien ausschöpft und eine benutzerfreundliche digitale Plattform bietet, die Informations- und Content-Management, Kommunikation und Zusammenarbeit miteinander verbindet.
Die Plattform basiert auf Use-Case-basierten Templates. Für die Zusammenarbeit auf Projekten mit Kunden, in Arbeitsgruppen, an Standorten oder in Departments stehen virtuelle Best-Case-Arbeitsräume mit allen nötigen Features und Apps bereit. Diese ermöglichen optimale Kommunikation, Aufgabenplanung, Dokumentenverwaltung und vieles mehr.
Standardisierte Arbeitsräume für einen besseren Workflow
Die Strukturen für die verschiedenen Arbeitsraumtypen (z. B. für Standorte, Departments, Entwicklungs- oder Kundenprojekte) wurden bei der Implementierung festgelegt und als Standards definiert. Heute sieht ein virtueller Arbeitsraum, der von einer Mitarbeiterin in Südamerika eröffnet wird, genauso aus wie ein Raum, der von einer Person in Deutschland erstellt wurde.
Bei der Eröffnung eines neuen Arbeitsraumes werden im Hintergrund automatisch alle relevanten Microsoft-Apps (z. B. Microsoft Teams, Planner, OneNote, SharePoint) konfiguriert und mit standardisiertem Content befüllt. Dadurch können sich die Mitarbeitenden vollständig auf ihre Arbeit konzentrieren, ohne sich Gedanken über die Wahl oder Einrichtung der benötigten Tools machen zu müssen.
Microsoft Teams als zentraler Arbeitsort, auch im Home-Office
Dieses Prinzip gilt auch für die Nutzung von Microsoft Teams. Seit der COVID-19-Pandemie hat sich das Tool für die digitale Kommunikation und Interaktion etabliert. Viele Mitarbeitende bei Bühler bevorzugen es, möglichst viele Aufgaben direkt über die Plattform abzuwickeln und schätzen die Vorteile, die es insbesondere im Home-Office bietet.
MondayCoffee unterstützt Bühler dabei, Microsoft Teams geordnet und noch tiefer in den Arbeitsalltag zu integrieren. Gemeinsam wurden Strukturen für Teams, Channels, Navigation und App-Einbindungen definiert. Eine umfassende Governance sorgt dafür, dass definierte Benutzerberechtigungen übernommen werden.
Wenn heute ein neuer Arbeitsraum auf B-World eröffnet wird, wird gleichzeitig ein neues Team in Microsoft Teams mit vordefiniertem Logo, Channel-Struktur, App-Einbindung und zugehörigem Content erstellt. So dient Microsoft Teams immer mehr als Einstiegspunkt und zentraler Arbeitsort, ohne dass Informationen oder Dateien isoliert werden.
Globale Zusammenarbeit durch toolübergreifende Governance
Globale Kundenprojekte werden heute über B-World abgewickelt, mit der Möglichkeit, direkt in Microsoft Teams an Projekten zu arbeiten. Jedes Projekt erhält ein eigenes Team mit vordefinierten Channels und Benutzerberechtigungen, integriert in eine toolübergreifende Governance.
Beliebte Apps wie Microsoft Planner oder die von MondayCoffee entwickelte Meeting App – für eine standardisierte und effiziente Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings – sind integral abrufbar. Die durchdachte Nutzung von Microsoft Teams erhöht gleichzeitig die Benutzerakzeptanz von B-World und fördert die globale Zusammenarbeit.
Ergebnisse
- Die Verfügbarkeit virtueller und vordefinierter Arbeitsräume für Projekte, Arbeitsgruppen, Abteilungen, Regionen und Standorte, Produkte sowie Knowledge-Räume und Dienstleistungen – auch direkt in Microsoft Teams – macht B-World nicht nur zur Single Source of Truth, sondern auch zum idealen Ort für die unternehmensinterne und -übergreifende Zusammenarbeit.
- Microsoft Teams ist in die digitale Arbeitsplattform B-World nahtlos integriert: Bevorzugen Beschäftigte die Arbeit über das Microsoft- Tool, finden sie dort die gleiche Struktur vor wie in B-World selbst.
- Mitarbeitende müssen sich nicht um das Set-up von Kanälen, Registerkarten (Tabs) oder Mitgliederberechtigungen auf der Plattform kümmern, da die Struktur genauso wie standardisierte Inhalte vorgegeben ist.
- Die gruppenweite Governance im Umgang mit schützenswertem Content wird in allen Microsoft-Apps automatisiert hinterlegt – inklusive Standards auf Knopfdruck. Besonders schützenswerte Inhalte erhalten zusätzliche Sicherheitsklassen, um vertrauliche Dokumente vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.
- Für das Einrichten und für die Nutzung von Arbeitsräumen in B-World ist keine technische Expertise erforderlich. Fehler und Falscheinstellungen seitens der Nutzenden werden vom System unterbunden.
