Ausgangslage und Ziele
In dem Unternehmen arbeiten die Beschäftigten nicht in einem zentralen Office, sondern virtuell von verschiedenen Standorten länderübergreifend zusammen. Umso wichtiger ist deshalb eine reibungslose Zusammenarbeit intern, mit Partnern und Kunden, wofür die geeignete Plattform gesucht wurde.
Mit Microsoft 365 Services nutzte ALPORA bereits die komplette Microsoft-Umgebung und hatte SharePoint und Dynamics CRM als zentrales Datenverarbeitungssystem implementiert. Zum einen lagen die Tools jedoch teilweise noch On-Premises statt in der Cloud, zum anderen wurde SharePoint primär als Datenablage verwendet statt als Drehscheibe moderner Zusammenarbeit. Portfolios wurden in Excel händisch gepflegt und manche Daten auf den Computern der Mitarbeitenden gespeichert, was hohe Anforderungen an die Synchronisierung stellte.
Digitaler Arbeitsplatz
Im Rahmen einer Neupositionierung von IT-Systemen und Prozessen innerhalb ALPORA suchte das Unternehmen einen Partner, der die Abläufe in einen digitalen Arbeitsplatz umwandeln und wo notwendig die interne und externe Zusammenarbeit optimieren konnte. Hier kam der Microsoft Gold Partner MondayCoffee ins Spiel: Nach einer Demonstration der Potenziale in Office 365 durch die Verwendung der Digital-Workspace-Lösung CoffeeNet 365 wurden Themenschwerpunkte identifiziert, die ALPORA signifikante Mehrwerte und Synergien zwischen aktuellen Vorhaben und zukünftigen Anforderungen versprachen. Neben neuen Portfolios sollte ein modernes Projekt-Management mit virtuellem Arbeitsraum aufgebaut werden, wo Informationen schneller auffindbar und der Stand der Projekte sofort erkennbar sind.
Nachhaltige Veränderung der Arbeitsweise
Im Fokus der Workspace-Lösung stand die Transformation: die nachhaltige Veränderung der Arbeitsweise. Dafür musste eine angenehme und attraktive virtuelle Arbeitsumgebung mit unterschiedlichen Sphären wie im realen Büro geschaffen werden, vom Themen- oder Meetingraum bis zur Kaffeeecke. Menschen verbringen ihr Privatleben zunehmend mit Google, Dropbox, Instagram & Co. Vor diesem Hintergrund wird die Integration vergleichbarer Online-Tools in den Arbeitsalltag immer wichtiger, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu fördern. Durch Microsoft 365-Anwendungen wie Outlook, OneDrive, SharePoint oder Yammer sollte dies für ALPORA direkt umgesetzt und somit der Grundstein für eine hohe Nutzerakzeptanz gelegt werden.
Umsetzung
Bei ALPORA wurde die standardisierte Digital-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 als zentraler digitaler Arbeitsplatz eingeführt. Um die Anforderungen der ALPORA bestmöglich zu erfüllen, wurde die Einführungsmethode auf die Unternehmensgröße des Finanzproduktanbieters angepasst.
Out-of-the-box-Cloudsoftware
Ein Vorteil der Out-of-the-box-Cloudsoftware CoffeeNet 365: Zugunsten einer schnellen und schlanken Umsetzung konnte das Projektteam direkt mit dem Standard beginnen und von dort aus Use Cases definieren, anwenden, testen sowie Erkenntnisse und Änderungen sofort umsetzen. Nach einer kurzen Konzeptionsphase wurde die Lösung live geschaltet und im Live-Modus weiter optimiert. Ergebnisse aus Workshops konnten somit in CoffeeNet 365 direkt überprüft, technisch laufend umgesetzt und dem Unternehmen unmittelbar zur Verfügung gestellt werden.
Einfache und sichere Zusammenarbeit mit Kunden
Bei ALPORA wird täglich operativ und eng mit Externen zusammengearbeitet, weshalb der Fokus der Adoption auf Extranet-Funktionen lag. Folglich wurde sichergestellt, dass Kunden und externe Partner die Plattform auch jederzeit und von jedem Standort aus effizient nutzen können. Angesichts verschwimmender Grenzen zwischen intern und extern musste gewährleistet sein, dass der Zugriff auf Informationen in sicheren Rahmenbedingungen erfolgt. In der Cloudsoftware sind geschützte Inhalte von Personen mit Nutzerrechten langfristig kontrolliert, gleichzeitig aber auch ohne größere Hürden abrufbar.
Modern und digital effizient arbeiten mit Microsoft 365
Mit CoffeeNet kann heute in Sekundenschnelle auf die Corporate News auf der Startseite des ALPORAnet zugegriffen werden. Über ein Workspace-Template speziell für Kunden, auf das auch Externe Zugriff haben, ist heute eine moderne Zusammenarbeit inklusive Power-BI-Auswertungen und Videostreams möglich. Marketing-Daten und Informationen für den Kunden lassen sich von den Mitarbeitenden schneller und effizienter aufbereiten.
Für die Produktentwicklung und -weiterentwicklung im Fonds-Geschäft wurden bei ALPORAnet spezielle Workspaces für Projekte eingerichtet. In diesen virtuellen Arbeitsräumen können Projektbeteiligte gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Aufgaben managen und vieles mehr. Zum anderen stehen den Abteilungen Workspaces für die interne Organisation zur Verfügung, wo sämtliche Dokumente, Analysen und Informationen griffbereit sind.
Erfolge
Nach nur sechs Monaten Laufzeit wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Dies ist vor allem auf den Out-of-the-box-Ansatz zurückzuführen: Für KMU wie ALPORA hält MondayCoffee eine verkürzte Einführungsmethode der standardisierten Digital-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 bereit. Auf Basis erprobter Arbeitsszenarien konnte die angestrebte Transformation der Arbeitsweise ressourcenschonend umgesetzt werden.
Dank der Implementierung von ALPORAnet verläuft die Zusammenarbeit bei dem Investment-Analytics-Unternehmen heute intern, aber insbesondere auch mit Externen nahtlos, einfach und sicher. In den Workspaces der Kunden kann im selben Sicherheitssystem langfristig produktiv und eng auf Projekten gearbeitet werden. Infos und Wissen lassen sich dort aktualisiert aufbereiten und austauschen.
Für ALPORA bedeutet die neue Arbeitsweise mehr Effizienz und Transparenz in den Workflows und mit jeder Anwendung eine stärkere Kundenbindung.
«Für ALPORA ist Innovation enorm wichtig, und durch unsere Arbeit mit innovativen Unternehmen haben wir nach Möglichkeiten gesucht, neueste Technologie einzusetzen, um unsere Arbeitsprozesse noch effizienter zu gestalten. Vor diesem Hintergrund wollten wir bei ALPORA die Arbeitsweise nachhaltig verändern, eine attraktive virtuelle Arbeitsumgebung schaffen und für unsere Kunden informativen Mehrwert generieren.
Mit MondayCoffee’s KMU-freundlichem Beratungsansatz und der out-of-the-box Cloud-Software ist uns dies in nur 6 Monaten gelungen. Unsere interne Zusammenarbeit, aber insbesondere auch die mit Externen, verläuft heute nahtlos, einfach und sicher.»
— Ruth Schönleber, Mitgründerin Alpora
