Ausgangslage und Ziele
Vorgehen
Im ersten Schritt haben gemischte Projektteams mittels Analyse- und Konzept-Workshops die Anforderungen definiert. Mit diesen wurde dann die Out-of-the-box-Lösung CoffeeNet 365 abgeglichen und die Default-Konfiguration des DOSB inklusive der verabschiedeten Designs und funktionalen Anpassungen vorgenommen. Nach kurzer Zeit stand die zentrale, digitale Plattform – TeamPlay – in der DOSB-Grundausstattung bereit, und die Pilotphase konnte beginnen.
Während der Pilotphase arbeiteten ausgewählte Teams produktiv an der neuen Plattform, definierten die Einstiegsseite, die virtuellen Arbeitsräume und die dazugehörigen Einstellungen. Entscheidungen wurden am Live-System laufend umgesetzt und dem Projektteam zur Prüfung zur Verfügung gestellt. Mit dieser Vorgehensweise konnte zum einen die Plattform schrittweise und hands-on gemäß den Vorstellungen des DOSB ausgestattet und zum anderen eine hohe Benutzerakzeptanz gefördert werden.
Die DOSB-Mitarbeitenden arbeiten heute anders als früher
CoffeeNet 365 verfügt über standardisierte Best-Practice-Vorlagen für das digitale Arbeiten, die nach Belieben einsetzbar und individualisierbar sind. So konnte die gewünschte Organisationsform des DOSB ohne Zusatzkonfigurationen abgebildet werden. Für die neue Plattform wurden die Vorlagen für Projekt-, Arbeitsgruppen- und Meeting-Räume ausgewählt – bewusst keine für Department-Räume.
In diesen Räumen können das Content Management, die Kommunikation, Planung und Ausführung – basierend auf den Microsoft-Tools wie SharePoint Modern, OneDrive, Microsoft Teams und Yammer – zentralisiert, intuitiv und effizient stattfinden. Nachdem die Startseite eingerichtet und die Default-Einstellungen der Arbeitsräume konfiguriert waren, wurde die neue digitale Plattform TeamPlay in der Organisation mit intensivem Training ausgerollt.
Die neue, digitale Arbeitsweise muss verstanden und trainiert werden – TeamPlay unterstützt dabei. Heute arbeiten die DOSB-Mitarbeitenden anders als früher.
Schnelle Umsetzung von Projekten durch Best-Practice-Arbeitsräume
Bei neuen Projekten kann ein Mitarbeiter heute per Mausklick einen Projekt-Arbeitsraum eröffnen und hat alles Notwendige direkt zur Hand. Er braucht sich nicht länger Gedanken darüber zu machen, welche Microsoft-Produkte für die Zusammenarbeit nötig sind, da alles bereits optimal konfiguriert ist. Er kann andere Mitglieder einladen, mit ihnen chatten, an Dokumenten arbeiten, das Projekt planen und umsetzen und vieles mehr.
Sobald jemand in mehreren Projekten oder Arbeitsgruppen tätig ist, können diese bequem auf der Startseite verlinkt werden. Von dort aus lassen sich mithilfe der Enterprise Search Engine sämtliche Dokumente, News, Personen und mehr plattformübergreifend und zeitsparend finden.
Auch Externe können in das Projekt per Mausklick miteinbezogen werden und auf vordefinierte Komponenten oder auch Dokumente Zugriff erhalten. Dafür steht ein mehrstufiges Berechtigungskonzept und eine moderne Security zur Verfügung.
Online-Veranstaltungen via Microsoft Teams
«Der Deutsche Olympische Sportbund steht für Leistung, Gesundheit, Lebensfreude und Wertevermittlung. Ich bin stolz darauf, dass wir durch die Unterstützung von MondayCoffee eine Top-Leistung in so kurzer Zeit erbracht haben. Mit der Installation von Microsoft Teams in nur 4 Tagen konnten wir unsere Verbandsaktivitäten digital genauso erfolgreich durchführen wie normalerweise offline.»
— Simon Franke, Projektleiter Digitale Transformation, DOSB
Resultate
- Zentrale Plattform auf Microsoft 365 (TeamPlay) für digitales, modernes Arbeiten – im Einklang mit einer neuen Organisationsform
- Ablösung von On-Premise-Insellösungen und Fileserver sowie Drittparteien-Cloud-Services
- Verbesserung der internen Zusammenarbeit sowie Vereinfachung der Zusammenarbeit mit Externen
- Steigerung der organisatorischen Fähigkeit im Umgang mit Office 365
- Zunehmende Akzeptanz der neuen Arbeitsplattform seitens der Mitarbeiter
- Skalierbare Plattform, die auch Neuerungen seitens Microsofts kontinuierlich aufnimmt
