Ausgangslage
Die SWICA Krankenversicherung AG setzte schon seit längerem auf SharePoint als Informationsplattform. Jedoch konnte das gewünschte Kollaborations-Potenzial noch nicht ausgeschöpft werden. Der Belegschaft von SWICA stand trotz SharePoint-Lösung noch kein flächendeckendes Kollaborationswerkzeug zur Verfügung. Zudem wurde die bestehende Plattform von etwa 100 Mitwirkenden individuell betreut. Demzufolge gab es nur wenige Standards und kaum Qualitätskontrolle. Mitarbeitende stellten Inhalte in verschiedenen, von Hand erzeugten und gestalteten Seiten bereit.
SWICA hat MondayCoffee zunächst mit dem 3rd-Level-Support für die bestehende SharePoint-Plattform beauftragt. Nach einem erfolgreich implementierten Lync-Piloten kam bei SWICA der Wunsch auf, die derzeitige Informationsplattform sowie ein damit verbundenes mögliches Upgrade zu analysieren. SWICA entschied sich für einen dreiteiligen Analyseworkshop mit MondayCoffee, um zu prüfen, wie die bestehende SharePoint-Lösung aktualisiert werden kann.
Lösung
In der Analysephase konnten wir das SWICA-Projektteam mit unserer vollumfänglichen, out-of-the-box Kollaborationslösung überzeugen, indem wir sie unter anderem mit den Möglichkeiten des Self-Service-Ansatzes von CoffeeNet vertraut gemacht und eine frühzeitige Schulung für die digitale Arbeitsplattform am Live-System angeboten haben. Bei der Konzeption wurde auch erkannt, dass Governance und Standardisierung große Pflichtbereiche sind, um die zukünftige Plattform erfolgreich umzusetzen. CoffeeNet verfügt über einen standardisierten Aufbau von virtuellen Kollaborations-Räumen für jegliche Zusammenarbeits-Szenarien – in der Organisation, den Regionen, in Fachgruppen, in Arbeitsgruppen oder in Meetings.
Einführung einer Modern-Work-Umgebung
Die veraltete und nicht mehr zukunftsweisende SharePoint-Plattform wurde im Anschluss an die Analyse- und Konzeptphase komplett abgelöst und das SWICAnet eingeführt. Heute steht den Mitarbeitenden von SWICA eine flexible und effiziente Modern-Work-Umgebung zur Verfügung, in der sie produktiver kommunizieren und zusammenarbeiten können. Dank des Self-Service-Ansatzes lässt sich das System mit sehr geringem IT-Aufwand verwalten.
Dokumente lassen sich dynamisch filtern
Basierend auf dem CoffeeNet 365-Standard werden keine textlastigen Seiten mehr erstellt, was den Bearbeitungsaufwand deutlich reduziert. Dank dieser Vereinfachung sind heute weniger Mitwirkende in die Betreuung der statischen Inhalte involviert. Die Mehrsprachigkeit ist ein integraler Bestandteil geworden, sodass bestehende Inhalte in der jeweiligen Sprache angezeigt und bei Bedarf erweitert werden können. Durch eine kundenspezifische Anpassung lassen sich Dokumente in den Dokumentenlisten inzwischen dynamisch nach Sprache filtern, sodass einem französischsprachigen Mitarbeiter beispielsweise nur Inhalte in Französisch präsentiert werden. Erst per Aufhebung des Filters erscheinen alle verfügbaren Inhalte in anderen Sprachen. Dateien werden nun direkt angezeigt und nicht mehr über eine komplizierte Verlinkung eingebunden, was Zeit spart und für einen reibungslosen Workflow sorgt.
Einen nachhaltigen Wissensaustausch fördern
Für die Weiterentwicklung der Plattform sorgt ein Governance Board. So ist auch in Zukunft sichergestellt, dass die neue Kollaborationsplattform SWICAnet jederzeit den Anforderungen der Mitwirkenden entspricht und eine effiziente Collaboration sowie einen nachhaltigen Wissensaustausch fördern.
Ergebnisse
Durch die komplett neue Herangehensweise für die Pflege der statischen Inhalte profitieren SWICA-Mitarbeitende heute von deutlich einfacheren Prozessen, die weniger Personalressourcen erfordern. Das neue Collaboration-Self-Service-Portal fördert eine dynamischere Arbeitsweise, was sich positiv auf die Zufriedenheit der innovativen Mitarbeitenden auswirkt. Durch die Übersicht und die vereinfachte Struktur wird ein einfacherer Zugang zur Gesamtlösung und zu den gesuchten Inhalten gewährleistet. Dank der optimierten Suche können die benötigten Informationen im Gegensatz zur alten Lösung einfacher und schneller gefunden werden.
Die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit wurde signifikant erleichtert
Vor der Aktualisierung wurden Dokumente durch das Aufrufen von einer Person für andere gesperrt. Der Einsatz neuer Technologien erlaubt nun die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Personen. Mithilfe des Governance Boards werden fortan die Pflege und Wartung von SWICAnet sichergestellt, was zu mehr Zufriedenheit bei den Anwender*innen führt.
Mit SWICAnet konnte MondayCoffee eine moderne, langfristige und zukunftsweisende Plattform etablieren, die die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit signifikant erleichtert – jederzeit, überall und von jedem Endgerät aus.
