LGT: Effizient und compliant im digital workplace

 

Die LGT ist die führende Liechtensteiner Privatbank mit mehr als 5000 Mitarbeitenden weltweit.
Noch vor vielen anderen regulierten Unternehmen im deutschsprachigen Raum hat die familiengeführte Bank mit Hauptsitz in Vaduz, Liechtenstein, in der vielseitigen Microsoft-Cloud-Plattform gearbeitet.

Die führende Modern-Work-Software CoffeeNet 365, die sich bisher als Multi-Tenant-Lösung bewährte, wurde im ‘Self-hosted-Setup’ innerhalb des LGT-Tenants installiert, um die hohen Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz zu erfüllen. Denn sämtliche Informationsflüsse rund um die Software mussten jederzeit innerhalb der Systemumgebung von LGT bleiben, damit sie kontrollierbar und nachvollziehbar sind.

LUEB & WOLTERS GMBH & CO. KG: Migration in die Microsoft365-Welt

 

LUEB+WOLTERS ist ein erfolgreiches, mittelständisches und familiengeführtes Baufachzentrum im Münsterland und schon seit über 120 Jahren mit heute rund 140 Mitarbeitern in Borken ansässig. Das Unternehmen begleitet Privatpersonen und gewerbliche Kunden bei Neubauten, Renovierungen und Modernisierungen.

Mit der Modern-Work-Lösung von MondayCoffee schaffte LUEB+WOLTERS eine produktivere Arbeitsumgebung, die die Zusammenarbeit fördert und alle unternehmensinternen Strukturen in der Microsoft365-Welt abbildet.

Dezentral arbeiten ohne Grenzen – eine Frage der Arbeitsweise

 

TanQuid nutzt bereits an einigen Stellen modernste Technik zum Lagern, Veredeln und Transportieren der Produkte ihrer Kunden. Um auch die interne Zusammenarbeit zu modernisieren und als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben, hat TanQuid die Modern-Work-Lösung von MondayCoffee eingeführt. Das Zwischenfazit: Die Adoption der modernen Arbeitsweise hat sich verselbstständigt. Die Mitarbeitenden «schulen» sich heute im Alltag gegenseitig und teilen erprobte Use Cases untereinander. Ein Gespräch mit Sebastian van der Ploeg (CEO) und Thomas Knutzen (Head of People & Technology) des deutschen Marktführers im Tanklagergeschäft. 

 

Thomas, wir dürfen uns heute mit dir über Modern Work bei TanQuid unterhalten. Was bedeutet modernes Arbeiten in einem Tanklagergeschäft? Mach ein Beispiel: Was ist alt, was ist modern? 

Thomas Knutzen, Head of People & Technology

Thomas: Ich beginne mit den Beispielen:  

  • Früher hatten wir File-Server mit komplexen Berechtigungsstrukturen. Heute haben wir einen hohen Anteil an öffentlichen Dokumenten und die Zugriffsrechte sind automatisiert geregelt, egal ob die Dateien auf Microsoft Teams oder über SharePoint geöffnet und bearbeitet werden.  

  • Früher nutzten wir viel Papier und Faxgeräte. Heute sind wir digitaler unterwegs. 

«Heute» heisst bei uns: seit ca. 2 Jahren. Wir sind ein traditionelles Business mit langen Investitionszyklen. Neuheiten, wie Cloud-Applikationen, halten bei uns später Einzug als bei Firmen in einem schnelllebigen Umfeld.  

 

Was nicht zwingend heissen muss, dass die anderen deutlich weiter sind. Für viele Unternehmen war die Pandemie der Startschuss für die Digitalisierung des Arbeitsplatzes – doch das Potenzial der Veränderung wurde vielerorts nicht ausgeschöpft. Anders bei TanQuid. Sebastian? 

Sebastian van der Ploeg, CEO TanQuid

Sebastian: Wir befinden uns heute in der 3. Phase des Veränderungsprozesses. 40 bis 50 % der Mitarbeitenden haben die neue, digitale Arbeitsweise übernommen. Einige von uns sind zu Überzeugungstätern geworden. Positive Erlebnisse im Einsatz mit unserer Modern-Work-Lösung (FiuNet) teilt die Kollegschaft aktiv miteinander.  

Es findet eine Verselbständigung statt. Ich nenne ein Beispiel: Kürzlich habe ich einen Kollegen in unserer D&I-Gruppe vertreten. Dabei habe ich die Meeting-Management-Funktion von FiuNet genutzt. Nicht alle kannten sie, aber alle waren sehr angetan. Daher haben wir zum Schluss des Meetings noch einen kurzen Crash-Kurs gemacht und die Funktion gemeinsam ausprobiert.  

Anders war das während COVID-19 (Phase 1 der Veränderung). Der Fokus lag darauf, die Arbeitsfähigkeit aufrechtzuerhalten. Wir mussten uns „hands-on“ an das Thema „Digital Workplace“ herantasten, haben Betriebsvereinbarungen umgekrempelt und Home-Office-Regeln eingeführt. Mit den Erfahrungen aus der Pandemie sind wir damals in die nächste Etappe, Phase 2, übergegangen: der komplette Umbau unserer IT.  

40 bis 50 % der Mitarbeitenden haben die neue, digitale Arbeitsweise übernommen. Nun möchten wir das Potenzial der Blue Collar Worker noch besser ausschöpfen.
— Sebastian van der Ploeg, CEO TanQuid

 

Der Umbau der IT als eine der Voraussetzungen für die Etablierung moderner Arbeitsweisen. Thomas, wie seid ihr vorgegangen?  

Thomas: Wir haben Interviews mit Mitarbeitenden von verschiedenen Standorten und aus verschiedenen Abteilungen geführt. Die Kernfrage lautete: «Was würdet ihr euch von einer zukünftigen IT-Umgebung wünschen?»  

Die Wunschliste war erwartungsgemäss lang – doch ein Thema kam immer wieder: der Wunsch nach mehr Governance. Der «Zoo an Apps» musste beherrschbar werden, denn die vielen Apps, die im Einsatz waren, sorgten für Verwirrung. Das brachte uns zu MondayCoffee und zur Einführung von FiuNet, unserer Collaboration-Lösung. 

Das Projektteam bestand aus Mitgliedern von unterschiedlichen Standorten und aus nur wenigen IT-Vertretern. Wir haben das Thema in die Hände der Organisation gelegt. Somit hatten wir – nicht mit weniger Aufwand, aber schneller – eine kritische Masse. Es war allen bewusst, dass es keinen Aus- oder Umweg gab. 

 

FiuNet steht ganz in diesem Sinne für «Gemeinsam stark».  

Thomas: Ja. Wie Sebastian sagt, «schulen» sich die Mitarbeitenden heute im Alltag gegenseitig und teilen erprobte Use Cases untereinander.  

Die Kommunikation hat sich mit FiuNet ebenfalls verbessert. Wir erfahren heute Dinge aus Projekten oder Abteilungen, die uns in einem dezentralen Unternehmen wie dem unsrigen sonst nie erreicht hätten. Und das Schöne dabei ist: Die Beiträge stammen von den Mitarbeitenden selbst.  

Die Mitarbeitenden «schulen» sich heute im Alltag gegenseitig und teilen erprobte Use Cases untereinander.  
— Thomas Knutzen, Head of IT & Future Business

 

Sebastian, das «Gemeinsam stark sein» kommt nicht von allein. Die erfolgreiche Adoption von FiuNet hängt auch mit eurem Change-Programm (Pacemaker) zusammen, welches die Entwicklung des Personals, der Führungskräfte und der Organisation zukunftsweisend vorantreiben soll. Wie spielen Pacemaker und FiuNet zusammen? 

Sebastian: Zu Pacemaker: Wir haben immer wieder festgestellt, dass wir mit unserer dezentralen Organisation an Grenzen stossen – egal welches Thema oder Projekt. Somit haben wir vor knapp 5 Jahren ein Change-Programm lanciert. Heute gibt es davon ein Senior-, Junior- und Professional-Programm. Es geht unter anderem um Themen wie Feedback und Fehlerkultur, um Kommunikation und Zusammenarbeit.  

FiuNet ist einerseits ein Leuchtturmprojekt im Change-Programm, weil die ganze Organisation eingebunden wurde. Andererseits hat das Change-Programm die Einführung und Benutzerakzeptanz von FiuNet erleichtert, sprich gefördert.  

Vor der Einführung von FiuNet hatten wir bereits öfter über Feedbackkultur gesprochen und diese auch angewendet. Somit fiel es den Beteiligten leichter, im Projekt direkt Fragen zu stellen oder Feedback zu geben.  

Ohne Pacemaker wären wir heute noch nicht in Phase 3 angekommen.  

 

Und gibt es denn schon eine Phase 4? Was kommt als Nächstes? 

Sebastian: Wir müssen das Potenzial der Mitarbeitenden, die nicht jeden Tag am PC arbeiten, noch besser ausschöpfen. Die Blue Collar Worker haben keinen regelmässigen Zugang zu Informationen. Wir denken beispielsweise über Info-Bildschirme nach. Aber wir stehen mit unseren Überlegungen erst am Anfang. Sicherlich wollen wir aber in der Phase 4 in die breite Masse gehen – ohne den regen Einsatz von FiuNet zu erzwingen. Es gibt gewiss vereinzelt auch Mitarbeitende, die FiuNet wenig bis gar nicht brauchen oder brauchen wollen. Diese Freiheit möchten wir geben, ohne dass dabei ein bitterer Nachgeschmack aufkommt.  

Wichtig ist, dass wir dort noch mehr Zeit und Ressourcen investieren, wo wir die Produktivität weiter steigern können.  

Die Einführung einer modernen Arbeitsweise sollten Unternehmen nicht als reines IT-Projekt positionieren.
— Thomas Knutzen, Head of IT & Future Business

Die Produktivitätssteigerung ist ein Leistungsversprechen von MondayCoffee. Sie gelingt aber nur in Zusammenarbeit mit dem Kunden. Was war das Erfolgsrezept bei TanQuid? Was würden Sie anderen Unternehmen mit auf den Weg geben? 

Thomas: Die Einführung einer modernen Arbeitsweise nicht als reines IT-Projekt positionieren. Die Umstellungen in der IT sind wichtig, müssen aber nicht im Vordergrund stehen. Für viele sind sie nicht greifbar und auch nicht relevant, weil es ja darum geht, dass die User eine neue Arbeitsweise adoptieren und sich nicht mit Tools herumschlagen müssen.  

Nicht zu viel auf einmal wollen. In Etappen arbeiten.  

Und: Ein solches Projekt lebt von den Menschen, die daran beteiligt sind. 

Wie regulierte Branchen die Microsoft Cloud für sich nutzen

Interview mit Peter Büchi, Leiter IT (CIO) St. Galler Kantonalbank 

Nicht immer einfach, aber immer lohnenswert: der Umzug in die Cloud und in den Modern Workplace. Auch im regulierten Umfeld ebnet MondayCoffee als erfahrener Cloud-Partner mit erprobten Use Cases mehr und mehr Unternehmen den Weg zum digitalen Arbeitsplatz. Zuletzt durften wir die St. Galler Kantonalbank bei der Einführung von Services aus der Microsoft Cloud ganzheitlich begleiten. Mit unserem Cloud-Wissen haben wir die Geschäftsleitung überzeugt, den CISO inspiriert und den technischen Support unterstützt. Von der Vision über das Konzept bis zur Konfiguration. Ein Gespräch mit Peter Büchi, Leiter IT (CIO) der St. Galler Kantonalbank.  

Das MondayCoffee Team beherrscht die Tiefe der Cloud, bringt die Erfahrung, die Methodik und – ganz wichtig – die Menschen mit, die die Anwendungsbreite erfolgreich erschliessen.

Migration in die Cloud: ein Thema, das vielen Firmen im regulierten Umfeld Bauchschmerzen bereitet. Was haben Sie sich damals vom Schritt in die Cloud erhofft? Welche Ängste oder Befürchtungen hatten Sie? 

Peter Büchi, Leiter IT (CIO) St. Galler Kantonalbank 

Peter Büchi: Der Schritt in die Cloud wird uns von Microsoft ja nahegelegt. Viele Services kommen in Zukunft nur noch aus der Cloud. Die Cloud ist Realität – mit ihr kommt natürlich die Hoffnung, neue Potenziale erschliessen zu können.  

Ich erhoffte mir vor allem, mich weniger um technische Details kümmern zu müssen. Mein Fokus auf das Business zu verlagern – und darauf, wie man den grössten Nutzen aus der Cloud ziehen kann. 

Ich vergleiche die Cloud gerne mit dem Buchstaben T: vermindertes Abtauchen in die Tiefen der Technik, erhöhte Auseinandersetzung mit der Anwendungsbreite. Einfach mal was ausprobieren zu können, ohne sich davor für ein halbes Jahr mit Installationen herumzuschlagen.  

Mit der Faszination dieser unzähligen Möglichkeiten gehen berechtigterweise die sorgfältige Prüfung und Umsetzung von Compliance und Datenschutz einher. Letztere stellen – zurecht – hohe Hürden auf, die mir mehr Bauchschmerzen bereiteten als die Technik. 

 

Und doch haben Sie es geschafft. Seit 2019 arbeitet die St. Galler Kantonalbank mit Microsoft 365 und seit knapp einem Jahr mit Microsoft Teams.  

Peter Büchi: Wir sind hartnäckig geblieben. Ich persönlich habe mich intensiv mit den Themen Compliance und Datenschutz beschäftigt. MondayCoffee brillierte mit ihrem technischen Knowhow. Das Team beherrscht die Tiefe der Cloud, bringt die Erfahrung, die Methodik und – ganz wichtig – die Menschen mit, die die Anwendungsbreite erfolgreich erschliessen: Arbeitspaket nach Arbeitspaket abarbeiten und zur Seite stehen, bis die Ziellinie erreicht ist.  

 

Die Umstellung zur Cloud ist komplex – der Umbau erfordert neue Prozesse, neue Rollen, neue Aufgaben, damit das Leben in der Cloud gelingt. Was waren wichtige Erfolgsfaktoren oder auch Stolpersteine? 

Peter Büchi: Trial & Error! Die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer müssen ausprobieren können. Eine Testumgebung zur Verfügung zu stellen, ist zentral. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist das Zusammenbringen von internen und externen Expertinnen und Experten sowie Skills, damit eine gegenseitige Befruchtung stattfinden kann.  

Und – Zielbilder!  

Über Zielbilder kann man Prinzipien formulieren, etwa: Was machen wir selbst, was geben wir an Dritte? Wofür setzen wir die Cloud ein, wofür nicht? Sie helfen einem dabei, hartnäckig zu bleiben. Auch wir mussten mit Rückschlägen umgehen – mit einem Zielbild findet man einfacher auf den gemeinsam festgelegten Weg zurück.  

Wichtig sind auch die Beziehungen zu den externen Partnern. Sie müssen gepflegt werden, damit man auch mal gemeinsam durch ein Tief gehen kann.  

 

Gespräche mit Kunden im regulierten Umfeld zeigen, dass Security & Compliance das Thema Nr. 1 ist, wenn es um die Nutzung der Microsoft-365-Technologien geht. Wie sind Sie mit dem Thema umgegangen?  

Peter Büchi: Wir haben Grundrichtlinien von der Geschäftsleitung abnehmen lassen, um den Spielraum für uns zu definieren. Ist man zu vorsichtig, bewegt man nichts. Gleichzeitig weiss man bei der Cloud nicht so genau, was alles noch kommen wird.  

Ich habe den Dreh auch noch nicht ganz heraus. Man lernt immer wieder dazu, Case by Case.  

 

Kommen wir auf die Eingangsfrage zurück: Konnten Sie die Vorteile der Cloud für sich nutzen?  

Peter Büchi: Ja. Einige meiner Hoffnungen wurden Realität.  

Wir aus der IT müssen uns heute viel weniger um die Technik kümmern. Es läuft einfach. Und wir haben mehr Zeit, um dem Business den Arbeitsalltag zu erleichtern. Einfacher zu kollaborieren, agiler und innovativer zu werden. Ein Kundenberater kann heute mit einem Klick einen Spezialisten über Microsoft Teams beiziehen. Unsere Mitarbeitenden ‘banken’ heute reibungslos von zu Hause aus!  

Ein Kundenberater kann heute mit einem Klick einen Spezialisten über Microsoft Teams beiziehen. Unsere Mitarbeitenden ‘banken’ heute reibungslos von zu Hause aus!  

‘Banker’ brauchen heute eine andere Infrastruktur – wollen und müssen anders arbeiten als früher, um Kundenwünschen gerecht zu werden. MondayCoffee bringt dafür das notwendige Wissen und die Praxiserfahrung mit, die es braucht, um mit den Mitarbeitenden moderne Arbeitsweisen zu etablieren.  

Die Cloud bringt aber gleichzeitig neue Herausforderungen mit sich. Es gibt immer wieder neue Entwicklungen, ob man danach fragt oder nicht. Und das Pricing ist doch sehr dynamisch.  

 

Sie gehören zu den Ersten im Bankenumfeld, die Microsoft Teams für die Kommunikation (Meetings, Conferencing, Video- und Screensharing sowie internes und externes Audio) nutzen. Wie haben Sie das geschafft? 

Peter Büchi: Wir hatten das Go der Geschäftsleitung – und Partner, auf die wir zählen konnten. Die nicht nur das notwendige Fachwissen mitbringen, sondern auch den Willen, das Vorhaben erfolgreich in die Realität umzusetzen.  

MondayCoffee bringt viel Erfahrung im Umgang mit Microsoft Teams in regulierten Bereichen mit. Wir mussten das Rad nicht neu erfinden, sondern konnten von den erprobten MondayCoffee Use Cases für Microsoft Teams profitieren, die für Banken in der Verarbeitung unkritischer Dokumente gut funktionieren.  

Dabei sind wir Schritt für Schritt vorgegangen. Man muss den Nutzerinnen und Nutzern auch Zeit geben, sich die neuen Arbeitsweisen anzugewöhnen. Es ist wie beim Tanzen: Erst nach vielem Üben läuft es automatisch.  

Ausserdem mussten wir darauf achten, dass wir die Mitarbeitenden nicht überfordern. Microsoft Teams bietet viel mehr, als wir verkraften können. Und nicht alle Funktionalitäten bewähren sich.  

 

Viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen bei anderen Banken zögern noch mit der Cloud.  

Peter Büchi: Das kann ich nachvollziehen. Nicht alles, was neu ist, braucht man unmittelbar.  

Aber die Cloud ist reif und die Vorteile sind da, um sie zu nutzen. Man darf den Zug nicht verpassen, die Einbussen auf die Attraktivität als Arbeitgeber sind zu hoch. Es lohnt sich, das Thema differenziert anzugehen.  

Die Angst vor der Cloud ist die Angst vor Kontrollverlust. Microsoft 365 ist schwer überschaubar. Und hier kommt die Expertise von MondayCoffee wiederum zum Tragen: Sie kennen Microsoft 365 wie die eigene Hosentasche und können Sicherheit geben und Instrumente beisteuern, um die Kontrolle zu behalten und Microsoft Teams differenziert einzusetzen.  

Die Angst vor der Cloud ist die Angst vor Kontrollverlust. Hier kommt die Expertise von MondayCoffee zum Tragen: Sie kennen Microsoft 365 wie die eigene Hosentasche und können Sicherheit geben und Instrumente beisteuern, um die Kontrolle zu behalten.

 

Haben Sie Empfehlungen für diejenigen, die den Sprung noch vor sich haben?  

Peter Büchi: Zielbilder definieren, mit denen man eine Geschichte erzählen und die involvierten Parteien abholen und mitnehmen kann. Die stufen- und adressatengerecht aufzeigen, was die Cloud ist und wobei sie konkret hilft.  

Interne Teams mit externer Expertise befruchten.  

Ausprobieren.  

Inkrementell arbeiten, Schritt für Schritt die Vorteile erschliessen und dabei immer an die Usability denken.  

Schlussendlich geht es darum, für interne und externe User ein durchgängiges, sicheres Erlebnis zu schaffen, wo auch immer sie ‘banken’ wollen.  

TISCHLEREI JOSEF FEUERSTEIN: Modern arbeiten - vom Empfang bis zum Frontline-Worker

 

Das Traditionsunternehmen Josef Feuerstein GmbH & Co KG wurde 1865 in Bludenz gegründet. Der familienfreundliche Betrieb ist einer der wenigen Vorarlberger Betriebe, die das Tischlerhandwerk vom Fenster- und Türenbau bis über den Küchen und Möbelbau komplett bedienen. In allen Sparten wird individuell und bedürfnisgerecht produziert.

Mit der Cloud-Lösung von MondayCoffee wurde ein digitales Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitende geschaffen - von der Technik über den Empfang bis zur Montage. Die verschiedenen Standorte der Tischlerei sind über eine zentrale Plattform vernetzt. Informationen, Dokumente und Unterlagen können schnell und einfach zeit-, orts- und geräteunabhängig abgerufen werden . Um auch in Zukunft die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und externen Partner zu vereinfachen, sollen auch sie Zugriff auf die virtuellen Projekträume erhalten.

POK PÜHRINGER GRUPPE: Die Modern-Work-Plattform als digitales Verbindungsglied

Die Schweizer POK Pühringer Gruppe betreibt mehrere Beteiligungsgesellschaften aus unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern.

Ausganglage

Im Rahmen der Migration in die Microsoft-365-Welt wollte die POK Pühringer Gruppe die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation optimieren. Dabei galt es, die verschiedensten Anforderungen der Beteiligungsgesellschaften zu berücksichtigen.

Vorgehen

Mit der out-of-the-box Modern-Workplace-Lösung von MondayCoffee wurden die Zielsetzungen und Bedürfnisse der Beteiligungsgesellschaften in typische Zusammenarbeits- und Kommunikationsszenarien übersetzt, digital visualisiert und erlebbar gemacht. Somit konnten wir mit Gruppen- und Firmenvertreter:innen gleich live am System die verschiedenen Use Cases besprechen, Erfahrungen sammeln und weiterentwickeln. Schritt für Schritt und mit dem „Build-Test-Learn“-Ansatz haben wir für die POK Pühringer Gruppe eine passende, standardisierte digitale Arbeitsumgebung (RIC-Hub) konfiguriert und die neue Arbeitsweise in der Organisation verankert.

Resultate

Heute arbeiten fast alle Beteiligungsgesellschaften mit dem RIC-Hub. Die verschiedenen Firmen nutzen virtuelle Workspaces, die CI/CD-konform und gleichzeitig nach einem einheitlichen und gruppenweiten Konzept aufgebaut sind. Mit dem RIC-Hub wurde die Transparenz erhöht. Ein Überblick über alle Projekte und Themen in der Gruppe ist heute schnell geschaffen, wodurch Synergien einfacher realisiert und Potenziale besser genutzt werden können.

LETI PHARMA GMBH: Mit einer modernen Arbeitsweise das Arbeitsleben vereinfachen

 

Die LETI Pharma Gmbh ist ein biopharmazeutischen Unternehmen mit Hauptsitz in Spanien. Die Mission des Unternehmens ist, Menschen mit atopischen Erkrankungen zu helfen und ihnen mehr Lebensqualität zu ermöglichen.

LETI wollte die Zusammenarbeit zwischen Projektgruppen und Fachabteilungen erleichtern und den rund 78 Mitarbeitenden eine zentrale Informationsplattform (Letizia 2.0) zur Verfügung zu stellen. Mit der Einführung von Letizia 2.0 wurden Datensilos aufgelöst und sichergestellt, dass Dokumente und Informationen zentral gespeichert, bearbeitet und als aktuelle Version geteilt werden. Heute können Mitarbeitende orts-, zeit- und geräteunabhängig als einzelne Arbeitskraft, im Team und auf Projekten effizient arbeiten.

DOSENBACH OCHSNER AG: Eine moderne Kommunikations- & Collaboration-Plattform

 

1973 wurde Dosenbach Mitglied der Deichmann Gruppe. Heute zählt Dosenbach über 200 Filialen in der gesamten Schweiz mit über 1500 Mitarbeitenden. Dosenbach ist Marktführer im Schweizer Schuhmarkt und überzeugt seine Kunden mit modischen Schuhen zu günstigen Preisen in guter Qualität.

MondayCoffee unterstützt Dosenbach-Ochsner Schweiz bei der Einführung einer modernen Arbeitsweise. In nur 8 Monaten wurde eine moderne Kommunikations- und Collaboration-Plattform auf die Beine gestellt. Initiiert wurde das Digital-Workplace-Vorhaben von Sascha Bader, Leiter E-Commerce & CRM. Wir haben Sascha Bader Leiter E-Commerce & CRM und Stefan Küppers, CFO zum Projekt interviewt.

SWISS UNIHOCKEY: Modern Work im Sportverband als Paradebeispiel

 

Der Schweizerische Unihockey Verband swiss unihockey wurde 1985 in Sarnen gegründet und ist seit 1989 Mitglied der Swiss Olympic Association (SOA). Mit 397 Vereinen, 2‘196 Mannschaften, 33‘321 Lizensierten und 1‘427 Kampfrichter:innen (Stand 2021) ist swiss unihockey heute der zweit grösste Mannschaftssportverband in der Schweiz.

Ausganglage

Remote Work, Pandemie und die zunehmend digitalisierte Umgebung stellten neue Anforderungen an swiss unihockey. Die bestehenden IT-Strukturen waren zwar eingespielt, aber veraltet und nicht einheitlich. Verschiedene Einzellösungen verursachten hohe Reibungsverluste bei der täglichen Arbeit.

Vorgehen

Mit der Implementierung der Modern-Workplace-Lösung SUN Net (CoffeeNet 365) erarbeitete das zuständige Team drei wichtige Use Cases, die als Templates in die neue Plattform integriert und ausgerollt wurden. Verschiedene Einzellösungen wurden durch Microsoft-Lösungen ersetzt, damit alle Technologien in der neuen Plattform nahtlos zusammenarbeiten können. Während des gesamten Prozesses fand ein intensiver Wissensaustausch und eine kontinuierliche Beratung durch MondayCoffee statt.

Resultate

Heute nutzt swiss unihockey eine Plattform, die modern, pragmatisch und lösungsorientiert ist und die passenden Templates bereitstellt. Mitarbeiter:innen und Funktionär:innen haben die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten. Meetings können mithilfe der Meeting-App mit nur wenigen Klicks organisiert werden. Daneben besteht nun eine einfache und effektive Kommunikation & Zusammenarbeit innerhalb der Organisation und in Projekten.

SBB CARGO INTERNATIONAL: Neue Möglichkeiten für eine optimale Zusammenarbeit

 

SBB Cargo International wurde 2010 gegründet und hat sich seither mit seinen Tochterfirmen in Italien, Deutschland und den Niederlanden zum Marktführer im Güterverkehr auf der Nord-Süd Achse entwickelt. Das Unternehmen orientiert sich mit seinen Angeboten von Kombiniertem Verkehr, Chemie- und Öltransporten, Neuwagen- und Spotverkehren an den Bedürfnissen der Kunden.

Ausgangslage

Schon seit 2016 war die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet aka Alpnet bei SBB Cargo International im Einsatz. Den Wechsel von SharePoint Classic auf SharePoint Modern nahm das Unternehmen zum Anlass, die bisherige Nutzung von Alpnet neu zu bewerten. Bestehende Lücken konnten schnell identifiziert werden und Ziele gesetzt, um diese wieder zu schließen.

Lösung

Für die technische Migration auf SharePoint Modern hatte MondayCoffee einen Upgradepfad entwickelt, mit dem das Unternehmen nahtlos auf die neue Plattform wechseln und umgehend die Vorteile von Mobilität und Innovation durch Microsoft nutzen konnte. Im Zuge der Umstellung wurde insbesondere geschätzt, dass sie als KMU sehr nah am erprobten Standard von MondayCoffee bleiben konnten. Parallel haben die Projektbeteiligten gemeinsam ein Schulungskonzept entworfen, um in enger Zusammenarbeit bis zum Jahresende die gesamte Bürobelegschaft in der optimalen Nutzung von Alpnet zu schulen.

Resultate

Heute profitiert SBB Cargo International von einem Alpnet im neuen Gewand, mit neuen Funktionen und, dank flächendeckender Schulungen, mit einer höheren Nutzungsrate. In enger Zusammenarbeit gelang es dem Projektteam, alle unvorhergesehenen Herausforderungen im Projekt zu bewältigen und passgenaue Lösungen zu finden.

WZW OPTIC AG: Angewandte digitale Transformation

 

Seit über 50 Jahren fertigt die Firma WZW OPTIC AG hochpräzise optische Komponenten und Baugruppen für Hightech-Industriekunden aus aller Welt an. Jedes Stück, dass die über 60 Mitarbeitenden herstellen, ist ein Unikat. Made in Switzerland – in Balgach, mitten im Schweizer Rheintal

Als führender europäischer Hersteller ultrahochpräziser Optik setzte sich das Unternehmen zum Ziel, die unternehmenseigene IT-Infrastruktur zu modernisieren und eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen und fördern.

MondayCoffee modernisierte bei der WZW OPTIC AG die IT-Infrastruktur und unterstützte das Unternehmen bei der Einführung einer digitalen Arbeitsweise mit Hilfe der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

RHOMBERG SERSA: Zentral arbeiten auf einer Plattform

 

Die Rhomberg Sersa Rail Group ist ein führendes internationales Bahntechnikunternehmen. Das Familienunternehmen wurde 1886 gegründet und bietet als Komplettanbieter Bahntechnik ein nahezu lückenloses Leistungsspektrum in den Bereichen Bahnbau, Ausrüstung und Service an.

Ausgangslage

Die Rhomberg Sersa Rail Group hatte zur Optimierung der unternehmensweiten Kollaboration & Kommunikation bereits unsere Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 (MyNet) eingeführt. Die digitale Arbeitsplattform war der Auslöser zur Vereinheitlichung, Standardisierung und Digitalisierung von weiteren Prozessen.

Vorgehen

Das Projekt wurde agil nach dem Scrum Framework absolviert. Auf diese Weise konnte das Projektteam den Angebotsprozess schrittweise standardisieren und digitalisieren sowie neue Anforderungen direkt aufnehmen und einarbeiten. Somit hat das Projekt klein angefangen und ist während der gesamten Laufzeit dynamisch gewachsen.

Resultat

Mit der Optimierung des Angebotsprozesses bei Rhomberg Sersa hat MondayCoffee sein bislang grösstes Workflow-Projekt erfolgreich abgeschlossen. Bei der Prozessdokumentation der Bauprojektangebote in MyNet profitieren die Mitarbeitenden heute von markanten Vorteilen, wie Effizienzsteigerung und Zeitersparnis, Zentralisierung und Integration in die MyNet-Cloud-Umgebung und erhöhte Transparenz des Projektangebotsstatus und weiterer Prozesse.

EW BUCHS: Ein wesentlicher Schritt zum agilen Arbeitsplatz

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Das Elektrizitäts- und Wasserwerk der Stadt Buchs (EWB) wurde 1902 gegründet und beschäftigt heute ca. 130 Mitarbeitende. Zu den Hauptaufgaben des EWB zählen unter anderem Aufbau und Weiterentwicklung, Betrieb und Wartung der Infrastruktur zum Erbringen der Wasser,- Strom- und ITK-Versorgung sowie der dafür notwendigen Dienste.

Ausgangslage

Das EWB strebte die Modernisierung der Arbeitsumgebung und einen nachhaltigen Kulturwandel im Sinne von «New Work» im Unternehmen an. Der Fokus lag auf dem internen Wissensaustausch und Wissensmanagement im Allgemeinen, auf bereichsübergreifender und papierloser Zusammenarbeit, dem unkomplizierten und sicheren Zusammenarbeiten mit Externen sowie der Produktivitätssteigerung mithilfe von Microsoft 365.

Vorgehen

Mit der Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365 wurde auf Basis von Microsoft-Technologien eine erprobte Collaboration-Plattform mit Best-Practice-Räumen aufgesetzt. Der neue Modern-Workplace besteht aus digitalen Räumen für Arbeitsgruppen, Projekte, Meetings, Organisationsbereiche und Produkte.

Resultate

Das EWB konnte mithilfe der neuen Collaboration-Plattform die Zusammenarbeitskultur verbessern und somit einen wesentlichen Schritt zum agilen Arbeitsplatz realisieren. Das Arbeiten und das Zusammenarbeiten sind heute effizienter: Zuvor kommunizierten alle primär per E-Mail und Dokumente existierten in verschiedenen Versionen, die konsolidiert werden mussten. Heute passiert praktisch alles online, zentralisiert und in Echtzeit.

QUANT AG: Vom Kunden zum Partner

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Als Innovations-, Entwicklungs- und Umsetzungswerkstatt begleitet die Quant AG Unternehmen, Verbände, Gemeinden und Regionen sowie gemeinnützige Organisationen bei der strategischen Entwicklung, bei Positionierungs- und Transformationsprozessen und bei Marketing-, Vertriebs- und Kommunikationsmassnahmen.

Für die Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander sowie mit Kunden und Partnern suchten sie eine digitale Arbeitsplattform. Die Modern-Workplace-Solution für KMU EspressoNet 365 erfüllte die Anforderungen der Quantler. Mit EspressoNet 365 unterstützen sie heute auch eigene Kunden bei der Digitalisierung am Arbeitsplatz und begleiten sie in diesem Change-Prozess.

STADTWERKE KIEL: Ein neues Level an Kommunikation und Zusammenarbeit

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Als regional verankerter Energieversorger liefern die Stadtwerke Kiel als teil des MVV Energie Konzerns mit ihren knapp 1000 MitarbeiterInnen der schleswig-holsteinischen Landeshauptstadt sowie der umliegenden Region Strom, Wasser, Gas und Fernwärme.

Ausganglage

Wie für viele andere Unternehmen sind die technischen Anforderungen an modernes digitales Arbeiten eine Herausforderung gewesen. So bestand beispielsweise Handlungsbedarf bei der Konsolidierung der heterogenen Tool-Landschaft im Bereich Kollaboration sowie bei den Microsoft-Produkten.

Vorgehen

Mit der Implementierung der Modern-Workplace-Lösung Kiel CONNECT (CoffeeNet 365) galt es im Rahmen der Digitalisierung, die Grundlage und Treiber für den kulturellen Wandel bei den Stadtwerken Kiel zu schaffen. Wichtige Voraussetzungen waren dafür die Etablierung einer neuen Ebene der Zusammenarbeit auf Basis der neuen Plattform und in Verbindung mit hoher Benutzerfreundlichkeit sowie niedriger Time-to-Market für die neuen Technologien.

Resultate

Bei der Stadtwerke Kiel AG konnten die Kommunikation und die Zusammenarbeit deutlich verbessert werden. Insbesondere im täglichen Arbeiten bietet Kiel CONNECT den MitarbeiterInnen einen erheblichen Mehrwert, was auch durch die hohe Akzeptanz begünstigt wird. Mit der neuen Arbeitsumgebung hat die Stadtwerke Kiel AG einen wichtigen Teil ihrer Digitalisierungsstrategie umgesetzt und kann nun darauf aufbauend weitere Geschäftsprozesse gezielt digitalisieren.

BÜHLER GROUP - Success Stories

RHOMBERG BAU: Das Zusammenspiel von Prozess, Mensch und Technik neu definieren

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Die Rhomberg Bau-Gruppe ist ein international agierendes Bauunternehmen in Familienbesitz. Die Unternehmensgruppe ist spezialisiert auf die Bereiche Bau, Ressourcen sowie Bahntechnik.

Ausgangslage

Die Rhomberg Bau-Gruppe kämpfte mit der Herausforderung unterschiedlichster Systeme für die Kommunikation und die Ablage von Dokumenten. Sowie der ineffizienten unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit oder dem verstecktem und ungeteiltem Wissen der ExpertInnen. Ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Unternehmensinformationen erwies sich daher als zunehmend kritischer für erfolgreiche Projektabwicklungen.

Vorgehen

Mit der Einführung der Collaboration-Plattform, RHome wurde das Zusammenspiel von Prozess, Mensch und Technik neu definiert. Ideen und Ansätze wurden von den Projektbeteiligten immer wieder bewertet und formten somit den Projektauftrag sowie die Umsetzung. Am Live-System konnte Rhomberg während der Einführung mit MitarbeiterInnen die Funktionalitäten und die zu erwartenden Effekte sogleich testen.

Resultate

Mit RHome ging eine Digitalisierung von Business- und Support-Prozessen einher. Mithilfe der neuen Technik wurden Abläufe in den Bauprojekten standardisiert. Während früher jedes Team sein eigenes Vorhaben verfolgte, existiert heute ein effizienter Gruppen-Standard. Auf der digitalen Arbeitsplattform können MitarbeiterInnen miteinander kommunizieren, zusammenarbeiten sowie auf Wissen zugreifen und dieses teilen – einfach, schnell und orts- und zeitunabhängig.

Wie der digitale Arbeitsplatz gelingt: Im Gespräch mit EPRO GROUP

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Simon Locher, Business Consultant bei MondayCoffee, etablierte bei EPRO GROUP, einer unabhängigen Gruppe bestehend aus vier Schweizer Ingenieursunternehmen, die Modern-Workplace-Lösung CoffeeNet 365.

Das Ziel war, die Zusammenarbeit in der Gruppe und auf Projekten weiter zu standardisieren, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten sowie Insel-Lösungen userzentriert zusammenzuführen. Alain Schlunegger, Projektleiter auf Kundenseite und Geschäftsleitungsmitglied bei der EPRO GROUP, ist zufrieden mit dem Resultat. MondayCoffee-Consultant Simon Locher schwärmt heute noch von dem Projekt. Ein Gespräch mit Kunde und Consultant über die Voraussetzungen einer guten Zusammenarbeit und wichtige Erfolgsfaktoren bei der Veränderung von Arbeitsweisen.


Alain Schlunegger (EPRO GROUP) und Simon Locher (MondayCoffee)

Alain Schlunegger (EPRO GROUP) und Simon Locher (MondayCoffee)

Herr Schlunegger, für den Erfolg unserer Projekte ist die Projektleitung auf Kundenseite ein Schlüsselfaktor. Die Einführung unserer Modern-Workplace-Lösung bei der EPRO GROUP verlief richtig gut – weil Sie die Rolle als Projektleiter beispielhaft übernommen haben, sagt unser Business Consultant Simon Locher. Was muss aus Ihrer Sicht eine Projektleitung mitbringen, damit die Modernisierung der Arbeitsweise gelingt?

Alain Schlunegger: Eine Vision, eine harte Deadline und ein Riesenengagement.

Die Digitalisierung ist Teil der Vision der EPRO GROUP und hinter dieser Vision steht die ganze Geschäftsleitung. Neben den Geschäftsprozessen haben wir uns auch vorgenommen, interne Arbeitsprozesse weiter zu digitalisieren. Hier knüpften wir mit dem Modern-Workplace-Projekt an:

Wir hatten nur sechs Monate Zeit, um die Modern-Workplace-Lösung (unter dem Namen EPRONET) einzuführen. Am 1.1.2021 wurden die Gesellschaften der EPRO GROUP unter einem Dach vereint. Diese Chance mussten wir nutzen – und das gab uns sehr viel Drive. Um das zu bewerkstelligen, brauchte es vor allem eins: Engagement – von mir persönlich, meinen KollegInnen bei der EPRO GROUP und natürlich von Simon als Consultant.

Eine Projektleitung muss meiner Meinung nach also weniger Fachkompetenz (dafür haben wir ja die Beratung) als vielmehr den Willen mitbringen, Dinge zu verändern. Willen bringt man natürlich nur dann mit, wenn man getragen wird und Entscheidungskompetenz hat. Das war bei uns der Fall.

Simon Locher: Dem kann ich nur zustimmen. Entscheidungen zu treffen ist so wichtig – justieren kann man immer noch. Ich würde beim Profil einer idealen Projektleitung noch ‚Business Know-how‘ ergänzen. Alain kennt jede Ecke seines Unternehmens. Dieses tiefe Verständnis des Geschäfts war sehr hilfreich. Es ermöglichte uns auch, im richtigen Moment die richtigen Stakeholder einzubinden.

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Alain Schlunegger: Ein Entscheid ist besser als keiner. Wir haben zu Beginn einiges entschieden, ohne genau zu wissen, was dies bedeutete. Denn am Anfang ist vieles noch sehr theoretisch. Ich war erleichtert, als wir dann ins ‚Doing‘ wechselten und ich in der Testumgebung merkte, dass die Entscheidungen richtig waren und funktionierten. Für mich hätte der Schritt vom Konzept in die Praxis sogar noch schneller gehen können. Denn erst in der Praxis kann man wirklich gut vermitteln, was anders wird, und Best-Practices aufzeigen.

Herr Schlunegger, Sie haben dem Projekt sehr viel Zeit gewidmet. Oft werden wir gefragt, wie viel Kapazität so ein Projekt benötigt. Können Sie Ihren Aufwand in diesen sechs Monaten quantifizieren?

Alain Schlunegger: Zwischen 20 und 40 %. Insbesondere gegen Ende wurde es ziemlich intensiv.

 

Simon, auch du warst mit Herzblut dabei. Du hast dich bei der EPRO GROUP wie ein Interner gefühlt. Das ist für einen Consultant nicht selbstverständlich. Was macht eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Consultant und Kunde aus?

Simon Locher: Gegenseitiges Vertrauen ist das A und O. Das fängt da an, dass man einander das Gefühl gibt, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten. Dann natürlich die Kommunikation – die darf auch mal über das Geschäftliche hinausgehen.

Was ich bei der EPRO GROUP auch sehr positiv erlebt hatte, ist das Werten von Erfolg und Misserfolg. Wir hatten im Projekt erfolgreiche Phasen, aber durchaus auch unangenehme Themen. Diese sind wir konstruktiv angegangen. Jeder hat sein Bestes gegeben, um die Probleme zu lösen und die gesteckten Ziele weiterzuverfolgen.

Alain Schlunegger: Wir sind ein KMU. Es gibt nur eine Richtung – nach vorne. Und zwar mit Vollgas. Leistungsorientierung steht über allem. Diese Haltung teilte Simon.

Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen.
— Alain Schlunegger

Und sind Sie mit der Leistung zufrieden, Herr Schlunegger? Worauf sind Sie besonders stolz, wenn Sie auf die Einführung des EPRONET’s zurückblicken?

Alain Schlunegger: Ja, ich bin zufrieden. Überwältigt war ich insbesondere von der breiten Akzeptanz. Man hatte in der Organisation durchaus Vorbehalte, was IT-Projekte anbelangt. Auch wenn es sich beim EPRONET nicht um ein klassisches IT-Projekt handelte, wurde es als solches angesehen.

 

Was haben Sie denn anders gemacht?

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Alain Schlunegger: Wir haben die Mitarbeitenden an der Hand genommen und stark darauf geachtet, dass ihnen möglichst viel bereitgestellt wird – sie also nur noch anwenden müssen. Ich erläutere das kurz anhand eines Beispiels: In unserem EPRONET haben wir Projekträume für die Abwicklung unserer Projekte. Es gibt drei verschiedene Templates für diese Räume. Je nach Grösse wird eines der drei gewählt und der neue Projektraum eröffnet. Dies erledigt nicht der Mitarbeitende, sondern eine zentrale Anlaufstelle (auf Knopfdruck wohlbemerkt) – da beim Start eines neuen Projektes noch einige weitere Nebenprozesse ins Rollen kommen.

Simon Locher ergänzt: Für die Mitarbeitenden sind somit die Prozesse klar. Sie können sich auf die eigentliche Arbeit, das Managen ihres Projektes konzentrieren.

Die Akzeptanz der Lösung ist mitunter auch der Vorzeigerolle von Alain zu verdanken. Sein Enthusiasmus schwappte auf die anderen über. Auch kannte er die Organisation so gut, dass er immer wusste, wo es brannte und wie die Wogen geglättet werden mussten. Bei den Schulungen, die wir durchgeführt haben, war er nicht nur präsent, sondern hatte einen aktiven Part. Er holte die Beteiligten bei der Vision ab, konnte aber auch Alltagsfragen beantworten. Das gab den Mitarbeitenden sehr viel Sicherheit.

 

Die EPRO GROUP hatte sich gemäss dir, Simon, wie fast kein anderes Unternehmen dem ‚Tagging‘ verpflichtet und sich von Dokumentenordnern und Unterordnern verabschiedet. Wie ist euch das gelungen? Die Ablösung von File-Servern und Ordnern erweist sich ja oft als einer der schwierigsten Schritte hin zu einer digitalen Arbeitsweise.

Alain Schlunegger: Wir hatten optimale Rahmenbedingungen dafür – das Zusammenführen der zwei Gesellschaften. Beide Unternehmen hatten komplett unterschiedliche Ordnerstrukturen. Was sie gemeinsam hatten: Beide waren extrem komplex. Das Tagging war unser Retter in der Not, kostete mich aber auch viel Zeit. Ich wollte nicht mit nur fünf Tags starten und den Rest den Mitarbeitenden überlassen, sondern so viel wie möglich schon früh mitgeben und vorstrukturieren. 80 % macht bei uns Projektdokumentation aus – mit wiederkehrenden Tags. Diese mussten geregelt werden.

Simon Locher: Alain hat früh die Vorteile des ‚Tagging‘ gesehen. Noch wichtiger aber: Er hat sich auch getraut, den Weg zu gehen – und konnte sogar die ‚Ordner-Dinosaurier‘ überzeugen. Vor allem deshalb, weil er die Tags vorgedacht hat. Er machte nicht nur die Ansage „ab morgen wird getaggt“, sondern tauchte tief ins Thema ein. Somit konnte man sich beispielsweise auch beim Training auf das ‚Doing‘ und das Aufzeigen der Vorteile konzentrieren.

 

Herr Schlunegger, hat das Taggen dazu geführt, dass Mitarbeitende heute schneller finden, was sie suchen? Wie profitieren die Mitarbeitenden von EPRONET?

Alain Schlunegger: Ja, die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.

Heute befinden sich alle Anwendungen integriert an einem Ort – auf einer Plattform. Früher musste man für die verschiedenen Aufgaben auf verschiedene Apps zugreifen. Das EPRONET erledigt das für mich und stellt mir integral auf einer Plattform für die Aufgabe, die es zu erledigen gilt, im Hintergrund die richtige App zur Verfügung.

Die Mitarbeitenden kommen heute schneller an Daten und Dokumente. Im Gegensatz zu früher haben sie auch ortsunabhängig immer auf alles Zugriff. Hier haben wir einen klaren Effizienzgewinn.
— Alain Schlunegger

Ein Beispiel dafür ist die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. In EPRONET erledige ich all das in einem Raum. Im Hintergrund werden die dafür notwendigen Apps (OneNote; SharePoint; Planner) automatisiert bereitgestellt, sprich eingesetzt. Die Informationen stehen dann auch gleich dem richtigen Teilnehmerkreis zur Verfügung.

 

Die Meetingräume werden im EPRONET gut und gerne genutzt. Gibt es Funktionalitäten im EPRONET, von denen sie mehr erwartet hätten?

Alain Schlunegger: Ja. Es gibt bei uns die Möglichkeit, auf der Startseite des EPRONET‘s zu chatten (Yammer). Das hat bis jetzt nicht funktioniert. Ich gehe davon aus, dass sich die Anwendenden nicht so stark exponieren wollen. Sie bevorzugen das Chatten innerhalb von Teams oder Projekten. Die Startseite nutzen wir vor allem für die CEO-Kommunikation.

 

Sie verwenden EPRONET aber nicht nur intern, sondern laden auch Kundschaft in Projekträume ein. Haben Sie kundenseitig Feedback bekommen?

Alain Schlunegger: Für unsere Kundschaft nutzen wir EPRONET nur am Rande, wir haben aber bereits sehr positives Feedback bekommen. Die KundInnen schätzen es, immer alles an einem Ort griffbereit zu haben. Diese Transparenz schafft wiederum Vertrauen. Natürlich gibt es auch kundenseitig ‚Dinosaurier‘ – Personen, die weiterhin für alles E-Mails bevorzugen. Da braucht es einfach ein wenig mehr Geduld.

Mit EPRONET konnten wir ausserdem intern unseren Qualitätsanspruch steigern. In der Vergangenheit wurden Inhalte frei zusammenkopiert. Heute ist ganz klar, dass wir nur die Dokumente auf dem EPRONET nutzen.

Ein weiterer wichtiger Benefit ist, dass ich heute mit dem EPRONET die Dienstleistungen aller Gesellschaften in Kundenmeetings präsentieren kann. Auf dem EPRONET sind alle Gruppengesellschaften abgebildet. Wie gesagt haben wir den Anspruch, dass dort immer die aktuellsten Informationen bereitstehen. Somit kann ich auch für meine KollegInnen akquirieren. Früher geschah dies noch auf Zuruf: „Kannst du noch …?“ oder „Ich sende dir noch Dokumente dazu.“ Heute ist das unaufgefordert möglich.

        

Simon, CoffeeNet 365 wird als Out-of-the-Box-Lösung geliefert. Eine Art Haus mit verschiedenen Räumen, die dann von den BewohnerInnen beliebig eingerichtet werden können. Was gefällt dir an der Einrichtung der EPRO GROUP Lösung besonders? Gibt es Best-Practices, die du anderen Unternehmen auch empfehlen kannst?

Simon Locher: Ganz klar die Tags, aber auch die Standardisierung der Projekt-Templates. Der Aufwand, um zu einem funktionsfähigen Raum zu kommen, sollte so klein als möglich sein. Das ist uns gelungen.

Drittens klare Strukturen, ein gemeinsames Ziel, ein gemeinsamer Plan. Nur so konnten wir den straffen Zeitplan sowie die Kosten einhalten.

 

Herr Schlunegger, EPRONET ist eingeführt ist. Was kommt als Nächstes?

Alain Schlunegger: Unsere Vision reicht über das EPRONET hinaus. Die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse geht weiter.

Aber auch bei EPRONET besteht noch Optimierungspotenzial. In einem Themen-Speicher sammeln wir die Punkte, die wir noch angehen müssen. Insbesondere das Thema der Berechtigungen wird uns noch etwas absorbieren.

In Zukunft möchten wir auch das Quality Management im EPRONET integrieren und die Prozesse dort abbilden – sprich, die Dokumente anbinden. Dies spielt auch im Hinblick auf eine ISO-Zertifizierung eine Rolle. Aber bevor wir zu weit in die Zukunft schauen, freuen wir uns im Moment vor allem darüber, dass wir es geschafft haben, einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung am Arbeitsplatz zu machen. Und zwar genau am 1.1.2021.

 
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BÜHLER GROUP: Das volle Potenzial aus Microsoft Teams schöpfen

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Bühler ist ein international tätiger Schweizer Technologiekonzern. Das Familienunternehmen hält weltweit führende Marktpositionen in Technologien sowie in Verfahren für die Getreideverarbeitung für Mehl und Futtermittel, aber auch für die Herstellung von Pasta und Schokolade, im Druckguss, in der Nassvermahlung und Oberflächenbeschichtung.

Ausgangslage

Seit der Einführung der unternehmensweiten, digitalen Arbeitsplattform B-World 2015, haben sich nicht nur die Ansprüche der Mitarbeitenden an einen digital fitten Arbeitgeber weiterentwickelt, sondern auch die Microsoft-Technologien, so wie Microsoft Teams.

Vorgehen

Als langjähriger Partner von Bühler unterstützen wir das Unternehmen heute dabei, das Potenzial von Microsoft Teams, als bereits integraler Bestandteil von B-World, kontrolliert und mit einem toolübergreifenden sowie userzentrischen Ansatz auszuschöpfen.

Resultate

Microsoft Teams ist nun in die digitale Arbeitsplattform B-World nahtlos integriert. Mit virtuellen und vordefinierten Arbeitsräumen für Projekte, Arbeitsgruppen, Abteilungen, Regionen und Standorte, Produkte sowie Knowledge-Räume und Dienstleistungen, ist B-World der ideale Ort für die unternehmensinterne und -übergreifende Zusammenarbeit.

INFORS HT: Als Vorreiter in eine zukunftsorientiere Arbeitsumgebung investieren

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INFORS HT ist in vielerlei Hinsicht ein KMU mit Vorbildcharakter. Was 1965 in einem leerstehenden Kiosk in Basel begann, ist über die Jahre zu einem der bedeutendsten Entwickler und Hersteller von Schüttlern und Bioreaktoren angewachsen. Das Familienunternehmen verfügt über ein weltweites Handelsnetzwerk und sieben Niederlassungen. Offenes Denken und das Durchsetzen von unkonventionellen Ideen prägen die Kultur des Unternehmens seit Beginn.


Die Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem bewährte sich auch im Hinblick auf die Technologien, die das Familienunternehmen für die Kommunikation und Zusammenarbeit einsetzt. INFORS HT gehört zu den ersten Firmen in der Schweiz, die ihre alte On-Premises-Infrastruktur der Telefonie mit der Cloud-Lösung Microsoft Teams ersetzt hatten. Als Experte für digitalisierte Arbeitsplattformen und die Konfiguration von Microsoft-Technologien durfte MondayCoffee sie bei dieser Umstellung unterstützen. Wir haben Pascal Meury (Senior Project Manager) und Julia Brück (Marketing Specialist) interviewt, um mehr über die Einführung und Vorteile der neuen Lösung zu erfahren.


Digitales Arbeiten hat in der Pandemie stark an Bedeutung gewonnen. Bei INFORS HT waren Sie bereits gut gerüstet, da Sie mit Microsoft Teams über eine zukunftsorientierte Lösung für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit verfügten. Inwiefern haben Sie von der frühen Investition in Microsoft Teams profitiert?

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Pascal Meury: Der Übergang ins Home-Office konnte ohne Verzögerung stattfinden. Unsere Kollegen und Kolleginnen waren bereits mit Microsoft Teams vertraut, da wir die Lösung seit 2019 nutzen. Die digitale Arbeitsweise – insbesondere in Bezug auf das Telefonieren, Chatten, Zusammenarbeiten – hatte sich bereits etabliert. Das war ein Riesenvorteil. Die Pandemie hat uns verdeutlicht, dass wir im Herbst 2018 die richtige Lösung gewählt hatten.


Sie hatten sich damals für Microsoft Teams und gegen Skype for Business entschieden. Was waren die Beweggründe?

Pascal Meury: Wir mussten 2019 die alte Telefonie-Infrastruktur ersetzen. Die Investition in eine neue Lösung war unumgänglich. Mit dem Thema auseinandergesetzt hatten wir uns jedoch schon viel früher. Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte. Und sie liess sich einfach und mit uns vertrauten Mitteln an existierende Systeme anbinden. Ein weiterer wichtiger Beweggrund war die Voraussetzung, dass die Lösung für unsere IT tragbar und leicht zu handhaben war. Als KMU stehen uns begrenzte Ressourcen zur Verfügung, die es optimal zu nutzen gilt.

Unser Appetit für neue Technologien führte dazu, dass wir uns frühzeitig moderne Lösungen angeschaut haben. Microsoft Teams hat uns überzeugt, weil es die einzige Solution war, die Telefonie, Video-Konferenz und Zusammenarbeit vereinte.
— Pascal Meury

Und wie sind Sie mit dem Risiko umgegangen, in eine eher neue Technologie zu investieren?

Pascal Meury: Wir sind bei INFORS HT grundsätzlich offen für Neues. Wir haben erkannt, dass Microsoft Teams die Zukunft sein wird. Die Lösung deckte unsere Bedürfnisse als KMU ab und mit dem Restrisiko waren wir bereit umzugehen.

Mit der Einführung von Microsoft Teams mussten einige Anpassungen an der IT-Infrastruktur vorgenommen werden. INFORS HT musste für die Cloud sozusagen ‚vorbereitet’ werden. Was können Sie anderen Unternehmen empfehlen, die diesen Schritt (in die Cloud) noch vor sich haben?

Pascal Meury: Den Schritt zu tun, denn er lohnt sich. Wir setzen heute wo immer möglich auf die Cloud, damit wir mit den Entwicklungen mithalten und unseren Mitarbeitenden weltweit eine moderne Infrastruktur bieten können. Gleichzeitig wären für unsere IT, und das ist wohl bei anderen KMU ähnlich, On-Premises-Lösungen gar nicht mehr zu bewältigen. Die Vorteile einer zentralen Cloud-Lösung, integriert in die Microsoft-Welt, liegen auf der Hand.

Meine Empfehlung ist, die eigenen Systeme und Prozesse gut, sehr gut, zu kennen, bevor man in die Cloud geht.

Um unseren Mitarbeitern weltweit eine moderne Infrastruktur zu bieten, setzen wir heute wo immer möglich auf die Cloud.
— Pascal Meury

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Was haben Sie bei der Einführung von Microsoft Teams richtig gemacht? Was würden Sie heute anders tun?

Pascal Meury: Wir sind überzeugt davon, dass wir auf die beste Lösung und den richtigen Partner gesetzt haben. Ein kleines Projektteam hat sich frühzeitig und intensiv mit der Veränderung der Arbeitsweise befasst. Involvierte und betroffene Personen haben wir direkt zu Beginn ins Boot geholt, um die notwendigen Anpassungen an der Systemlandschaft und den Einfluss auf Prozesse gut zu verstehen sowie notwendige Trainings gezielt durchzuführen.
Was wir anders tun würden? Alle, die viel telefonieren, mit besseren Headsets ausstatten. Das hätte vielleicht die Umstellung von Tisch-Telefonen auf Headsets beschleunigt. Inzwischen haben fast alle ihre Tisch-Telefone wieder zurückgegeben.


Deckt Microsoft Teams heute Ihre Ansprüche an eine moderne Kommunikation und Zusammenarbeit ab? Oder was steht noch auf Ihrer Wunschliste?

Pascal Meury: Ja – unsere Grundbedürfnisse werden abgedeckt. Aber eine Wunschliste hat man ja immer parat. Bei der Zusammenarbeit mit Externen besteht noch Verbesserungspotenzial – zum Beispiel bei der Nutzung von Microsoft Teams Live Events für Webinare. Oder für die digitalen Workshops. Aber da gibt es sicherlich auch bald neue Features. Und zu unserem Vorteil werden die neuen Funktionen automatisch verfügbar sein, ohne dass die IT zuerst ein Systemupdate durchführen muss.


Sie sprechen in Ihrem Unternehmensprofil von einer unkomplizierten und familiären Unternehmenskultur. Hilft Ihnen Microsoft Teams dabei, diese noch stärker zu leben?

Julia Brück: Eine Unternehmenskultur entsteht unabhängig von Tools und Softwares. Wo vorher kein guter persönlicher Austausch war, wird auch durch Microsoft Teams keiner sein. Aber die Lösung ermöglicht uns eine einfachere Kommunikation – insbesondere mit unseren Filialen im Ausland. Heute kann ich mit meinen Arbeitskolleginnen und -kollegen in Brasilien, Nordamerika oder Asien unkompliziert und kostengünstiger telefonieren. Die Arbeit lässt sich schneller erledigen.

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Auf die Frage, wo der grösste Mehrwert von Microsoft Teams liegt, was würde heute jemand aus Ihrem Unternehmen sagen?

Julia Brück: Wenn heute eine Mitarbeiterin einen Arbeitskollegen anrufen will, dann muss sie nicht zwischen Handy- und Festnetznummer wechseln, um die Person zu erreichen, da alles mit Microsoft Teams synchronisiert ist. Und durch die Integration mit SharePoint Online können Dokumente zwischen Filialen oder auch mit Externen einfach geteilt werden. Ich sehe es bei meiner eigenen Arbeit: Früher lief alles über E-Mail. Ein Dokument wurde via E-Mail verschickt, dann folgte das Telefonat. Heute geht alles zeitgleich und viel effizienter als früher.

 
 
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